Dokumentenmanagement, Archiv & Workflow

In der Praxis wird längst in abteilungsübergreifenden Prozessen gedacht und gearbeitet, in der Verwaltung von Dokumenten lässt sich diese abteilungsunabhängige Arbeitsweise im klassischen Dateisystem aber nur schwer und umständlich abbilden.

Die Archivierung von Dokumenten in speziellen Dokumenten-Archiv-Systemen ist vor allem in großen Unternehmen schon sehr verbreitet. Ein Archiv bildet dabei allerdings primär nur die letzte Stufe im Lebenszyklus eines Dokuments ab - die Aufbewahrung aufgrund rechtlicher Anforderungen oder zur späteren Recherche in Altbeständen.

Mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) dagegen wird der ganze Lebenszyklus eines Dokuments abgedeckt - beginnend mit der kontextbezogenen Erstellung.
Dokumente sind darin immer für die richtigen Personen verfügbar, die an den zugehörigen Prozessen beteiligt sind – in welcher Eigenschaft auch immer. Sie müssen weder in Übergabeverzeichnisse kopiert noch per Mail versendet werden. Es gibt für alle immer nur eine aktuelle gültige Version, niemand muss mehr Kopien verwalten, es gibt keine herumliegenden veralteten Stände mehr.

Müssen Dokumente bestimmten Abläufen folgen, lassen sich diese als „Workflows“ mit dem DMS direkt abbilden, automatisieren und nachvollziehbar gestalten. Auch hier gibt es immer nur eine einzige gültige Version eines Dokuments. Das DMS stellt damit die technische Grundlage für die auch rechtssichere Lenkung von relevanten ("kontrollierten") Dokumenten dar.

Dokumenten-Management-Systeme (DMS)

Ziele eines DMS

Das Ziel der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist es, die Arbeit mit Dokumenten und die zugehörigen Abläufe für alle Mitarbeiter zu vereinfachen sowie die Qualität und Aktualität der Dokumentenbestände zu verbessern. Darüber hinaus werden damit Anforderungen an die kontrollierte Erstellung, Prüfung, Freigabe und Veröffentlichung von Vorgabe- und Nachweisdokumenten abgedeckt, die Voraussetzungen für bestimmte Zertifizierungen und ein praktikables Qualitätsmanagement sind.

Nutzung bestehender Datenbestände für die Sortierung und Einordnung

Bestehende Daten aus den verschiedenen operativen Anwendungen lassen sich in ein DMS „spiegeln“ und direkt für die Zuordnung von Dokumenten verwenden. Es müssen also keine Eigenschaften neu erfasst werden; Tippfehler oder falsche Werte lassen sich so vollständig ausschließen. Jedes Dokument wird über die Zuordnung zu seinen „Zusammenhängen“ (Projekte, Abläufe, Anlagenteile, Computer, Räume, Produkte, Prozesse, Typen, etc.) immer schnell und sicher gefunden.

Automatische fachbezogene Ansichten anstelle fester Ordner

Eine manuelle Ablage in „Ordner“, wie man sie früher im Schrank stehen hatte und auf dem Fileserver früher „nachgebaut“ hat, muss nicht mehr erfolgen – jedes Dokument erscheint automatisch in allen benötigten Sichten, in dem es über einfache Auswahllisten den richtigen Kontexten zugeordnet wird.

So können Rechnungen für einen Projektleiter zum Beispiel in jedem seiner Projekte und Teilprojekt sichtbar sein (und zwar nur diese), während sie für die Buchhaltung nach Firmen, Monaten, Jahren geordnet erscheinen (und zwar alle). In allen Fällen gibt es jedes Dokument immer nur einmal im System.

Man kann sich das wie „magische Leitzordner“ vorstellen, die man einfach mit dem beschriftet, was darin sortiert sein soll – und die Dokumente erscheinen aufgrund Ihrer Eigenschaften von selbst darin.

Automatische Metadaten-Zuordnungsvorschläge

Das DMS hilft mit automatischen Vorschlägen, die aus einer Textanalyse der eingestellten Dokumente gewonnen werden, bei der Zuordnung von Ordnungskriterien (Metadaten) für Dokumente.

Schnelle und einfache Suche

Jede Information im DMS lässt sich über die schnelle Volltextsuche mit Fundstellen-Markierung einfach auffinden. Zusätzlich kann gezielt in bestimmte Eigenschaften eines Dokuments gesucht werden, um ein schärferes Suchergebnis zu erhalten.

Dokumenten-Archiv

Ein Dokumenten-Archiv ist eine auf die effiziente Ablage und Recherche von Dokumenten spezialisierte Software. Wichtig sind hierbei insbesondere Eingabe-Schnittstellen zu allen anderen operativen Systemen, die aufzubewahrende Dokumente bzw. Belege produzieren; idealerweise arbeiten diese vollautomatisch.

Heute wird man in den meisten Fällen eher eine vollständige Dokumenten-Management-Lösung einsetzen, die den gesamten Lebenslauf eines Dokuments gut abdeckt und die internen wie externen Teams bei der effizienten Arbeit mit Dokumenten aller Art unterstützt - von der geführten kontextbezogenen Erstellung über Workflow und Lenkung bis zur Archivierung am Ende.

Workflow & Ablaufautomatisierung

Workflow - Dokumente einfach weitergeben

Ein Dokument geben Sie in einem DMS über einen "Workflow" weiter, ohne das Dokument selbst in einen anderen Ordner schieben, per E-Mail versenden oder auf irgendeine Weise "freigeben" zu müssen.

Dazu weisen Sie einfach eine auf das Dokument bezogene Aufgabe an die Zielperson zu, die dann das Dokument in einer "Inbox" angezeigt bekommt. Nach Abschluss der Aufgabe erhalten Sie eine Rückmeldung über die Erledigung. Sie sehen auch jederzeit den Status aller delegierten Aufgaben.

Alle Arbeiten am Dokument erfolgen immer an einer einzigen zentral im DMS abgelegten Version und sind für alle berechtigten Nutzer über einen Versionsverlauf historisch nachvollziehbar.

Umlaufverfahren, Prüfung, Genehmigung, Freigabe

Dokumente können in Abläufen, die als Workflows bezeichnet werden, und die sich genau nach den Anforderungen der jeweiligen Fachabteilung konfigurieren lassen, z.B. zur Prüfung, Bearbeitung, Kenntnisnahme oder Genehmigung weitergeleitet werden. Dabei ist jederzeit klar, wo das Dokument liegt und in welchen Status es sich befindet. Es gib auch hierbei immer nur genau ein Dokument im System, weitergegeben wird lediglich ein Link zum Zugriff mit zugehöriger Aufgabenstellung.

Fristen & Wiedervorlagen

Mit den Workflows lassen sich auch sehr einfach Wiedervorlagen zur Fristeinhaltung realisieren. Zum entsprechenden Zeitpunkt erhalten die als zuständig hinterlegten Mitarbeiter das Dokument mit der Wiedervorlage-Aufgabenstellung zur Bearbeitung zugeteilt.

Aufbewahrungsfristen

Gleichfalls lässt sich im DMS sicherstellen, dass jede Dokumentenklasse während ihrer zugeordneten rechtlich bedingten Aufbewahrungsfrist nicht versehentlich gelöscht werden kann. Bei Bedarf lässt sich auch eine automatische Löschung nach Ende der Aufbewahrungsfrist festlegen.

DSGO-konforme Umläufe & Löschung wie z.B. in Bewerbungsverfahren

In manchen Fällen wie zum Beispiel Bewerbungsverfahren gibt es klare Regeln, wer die zugehörigen Dokumente sehen darf und wann sie gelöscht werden müssen. Auch dies lässt sich durch die Einrichtung eines unternehmensindividuellen, aber DSGVO-konformen Umlaufverfahrens für Bewerbungsdokumente sicherstellen, bei dem nur Berechtigte die Dokumente sehen und diese z.B. bei Ablehnung einer Bewerbung nach einer gewissen Frist automatisch gelöscht werden.

Im Einstellungsfall hingegen könnten die Unterlagen ebenso automatisch in eine Personalakte überführt und entsprechende interne Arbeitsaufträge für Benutzereinrichtung etc. erzeugt werden, die wiederum einem kontrollierten Ablauf folgen.

E-Mail Archivierung

Archivierung / Compliance

Sehr viele Dokumente haben heute im Unternehmen die Form von E-Mails. Diese müssen daher analog zum klassischen Schriftverkehr gemäß verschiedener rechtlicher Vorschriften archiviert werden, sofern sie kaufmännisch oder steuerlich relevant sind. Die Recherche ist dann später per Volltextsuche oder nach Absendern und Empfängern möglich.

Hinweis: Insbesondere gilt dies auch für per E-Mail empfangene Rechnungen - die Ablage von Ausdrucken in herkömmliche Leitzordner reicht steuerrechtlich NICHT AUS.

Kontextbezogene Ablage

Darüber hinaus kann es auch für die Prozesse im Unternehmen förderlich sein, E-Mails nicht in Postfächern oder postfachbezogenen Archiven "einzulagern", sondern für ganze Teams zentral abzulegen und dabei Projekten, Kunden, Lieferanten, Angeboten etc. zuzuordnen wie alle andere Dokumente auch, um alle Informationen prozessbezogen an einer einzigen Stelle auffinden zu können.

Hierfür benötigen Sie ein DMS, welches die Ablage von E-Mails auf die gleiche einfache Weise ermöglicht wie die von Dokumenten. Reine E-Mail-Archive leisten dies nicht; sie erfüllen nur die reinen Compliance-Anforderungen für die Aufbewahrung.

Was ist Ihre Lösung?

Es gilt also zu überlegen - reicht Ihnen das Archiv oder möchten Sie bei der Gelegenheit gleich weitere Vorteile wie die kontextbezogenen Auffindbarkeit des gesamten Mailverkehrs realisieren? Vielfältige Automatiken können Ihnen dabei die Ablagearbeit erleichtern; diese gilt es zu ermitteln und kundenbezogen zu konfigurieren.

Input-Lösungen

Wie kommt das Dokument ins DMS?

Ein wichtiger Aspekt bei der Einführung eines DMS ist die Schaffung einfacher Wege, Dokumente sinnvoll im DMS abzulegen. Dies sollte nach Möglichkeit für die Anwender einfach und automatisiert ablaufen.

Je nachdem, in welcher Form und auf welchem Weg ein Dokument ein Unternehmen erreicht, bieten sich hier viele Möglichkeiten an.

Scanner / OCR

Dokumente und Belege, die auf Papier vorliegen oder eintreffen, werden über eine Scanner-Lösung erfasst. Dabei erfolgt eine Texterkennung (OCR) und es entsteht ein PDF-Dokument mit einem Bild des Dokuments und einem hinterlegten "Text-Layer" mit dem erkannten Text.

So kann später eine Volltextsuche erfolgen, und das Original-Abbild des Dokuments bleibt ebenfalls erhalten. So lassen sich auch rechtliche Vorschriften für die Archivierung einhalten und das Papier darf entsorgt werden, wenn über entsprechende Konfiguration für eine garantierte Aufbewahrung gesorgt ist.

Beleglese-Lösungen

Intelligente Scanner-Lösungen bzw. die dem Scanner nachgeschaltete Software sind auch in der Lage, gezielt bestimmte Informationen wie Dokumenten-Typ, Rechnungsdatum, Beträge, Positionen, sowie Zuordnungen zu Aufträgen, Projekten etc. aus den eingelesenen Dokumenten zu erkennen und so an das DMS weiterzugeben, dass ein Dokument gleich automatisch oder zumindest halbautomatisch mit ausgelesenen Vorschlagswerten korrekt zugeordnet und abgelegt wird.

Hier unterscheidet man nach "intelligenten" Lösungen, die ohne weitere Konfiguration und Training arbeiten und gängige im Geschäftsbetrieb anfallende Daten erkennen, und einfacheren Lösungen, bei denen man ggfs. für jeden Beleg-Typ interaktiv konfigurieren muss, an welcher Stelle im Dokument welche Informationen stehen, damit diese sicher aufgefunden werden können. Auch Mischformen beider Lösungsansätze gibt es - diese sind in vielen Szenarien die wirtschaftlichste Option.

Hotfolder

Als "Hotfolder" werden Ordner im Dateisystem z.B. eines Fileservers bezeichnet, aus denen das DMS alle dort abgelegten Dokumente automatisch importiert. Hier lassen sich durch Konfiguration themenbezogener Ordner in Kombination mit Erkennungsautomatiken eines DMS automatische oder halbautomatische Importfunktionen für beliebige Dateien realisieren.

Direkte Programmschnittstellen

Für viele gängige kommerzielle Anwendungen gibt es direkte Schnittstellen zum DMS. So kann dann eine Warenwirtschaft beispielsweise Angebote, Lieferscheine, Rechnungen etc. per direktem Programmaufruf ohne Umweg über externe Dateien direkt in ein DMS speichern und fehlersicher korrekt ablegen.

Postfach-Integration

Viele DMS sind auch in der Lage, E-Mail-Postfächer automatisch auszulesen und empfangene oder gesendete Nachrichten automatisch ins DMS zu übernehmen. Dabei können Anhänge ggfs. auch von den E-Mails automatisch abgetrennt und separat behandelt werden. Dies bietet sich insbesondere für ein Eingangsrechnungs-Postfach an, aus dem eingehende Rechnungen extrahiert und automatisch ein den internen Prüf-Workfflow gegeben werden.

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