„Was“ statt „Wo“ – Der entscheidende Vorteil
M-Files optimiert die Organisation und Auffindbarkeit von Dokumenten durch den Einsatz von Metadaten und darauf basierenden Ansichten, die flexibel konfigurierbar sind. Dies ermöglicht es, dass ein Dokument in verschiedenen Kontexten auftaucht, ohne dabei mehrfach gespeichert zu werden. So können beispielsweise Projektleiter auf alle für ihre Projekte relevanten Dokumente zugreifen, während die Finanzbuchhaltung dieselben Dokumente, wie Rechnungen, geordnet nach Debitor/Kreditor und Zeitraum, einsehen kann. Das Dokument ist also lediglich einmal zentral gespeichert, wird jedoch je nach Bedarf und Rolle des Nutzers in dessen Arbeitsumgebung angezeigt.
Integration von Dateisystemen und Collaboration-Tools
Über die flexiblen Integrationsmöglichkeiten externer Repositories über das „Intelligent Metadata Layer“ von M-Files kommen auch externe Dokumentenablagen in den Genuss der integrierten Sichten und Abläufe von M-Files. Über sogenannte Konnektoren können sowohl Dateisystem auf Fileservern als auch SharePoint-Bibliotheken oder Teams-Kanäle angebunden werden. Gleichfalls ist es möglich, über Plugins aus SharePoint und Teams auf die hochstrukturieren Dokumentenablagemöglichkeiten von M-Files zuzugreifen.
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Anreicherung durch operative Daten
Datenbestände aus vorhandenen operativen Systemen wie CRM, Warenwirtschaft, technisches Anlagenmanagement, Finanzbuchhaltung lassen sich über offene Datenbank-Schnittstellen als nutzbare Metadaten-Strukturen in M-Files einbinden und um weitere Eigenschaften anreichern, die in den Original-Systemen gar nicht vorgesehen sind. Dies fördert effiziente, prozessorientierte Arbeitsabläufe und Entscheidungsprozesse.
Ansichten, Zugriffsrechte und Datenschutz
Mit M-Files realisieren Sie anwendungsübergreifende Sichten und Workflows, orientiert an den Bedürfnissen der einzelnen Fachabteilungen und Teams. M-Files wird so zum übergreifenden, ganzheitlichen und prozessorientierten Dashboard, in dem alle Informationen – Dokumente und Datensätze – in fachlichen Kontexten strukturiert und leicht zugänglich zusammenlaufen.
Zugriffsrechte auf Dokumente und Daten steuern Sie in M-Files ideal über die Metadaten. Flexible Regelwerke sorgen dafür, dass jeder Anwender genau das sieht, was er für seine Arbeit benötigt. Hierbei werden Vorschriften zur Vertraulichkeit, Geheimhaltung und Datenschutz automatisch eingehalten und gleichzeitig die Sicherheit erhöht.
Unternehmensweite Dokumentenprozesse
Durch die Integration von Daten aus operativen Systemen können Informationen aus dem ERP-System oder dem CRM zur Steuerung von Workflows, Zugriffsrechten und Ansichten in M-Files genutzt werden. Hierbei geht die Integration sogar so weit, dass im Laufe eines Workflows in M-Files auch Informationen in die angebundenen operativen System zurück fließen können.
Schnelle Implementierung und individuelle Anpassung
M-Files zeichnet sich durch schnelle Implementierung und hohe Anpassungsfähigkeit aus. Unsere Expertise ermöglicht es uns, die Plattform individuell auf Ihre Bedürfnisse zuzuschneiden, für langfristige Flexibilität und Skalierbarkeit.
Innovative Connectoren für maximale Integration
Wir bieten maßgeschneiderte Connectoren, wie den Konfuzio Connector für KI-basierte Dokumentenklassifizierung oder spezialisierte Lösungen für verschiedene Branchen wie z.B. die Schifffahrt, den Raffinerie-Bereich oder für Steuerberater.
Sind Sie bereit für die Zukunft der Dokumentenverwaltung?
M-Files bietet technisch klare Strukturen, mit denen sich sehr effizient die individuellen Anforderungen unserer Kunden an Dokumenten-Verwaltung und Arbeitsabläufe abbilden lassen. Wir garantieren langfristige Flexibilität, Wartbarkeit und Transparenz Ihrer Lösung, sodass Ihr M-Files System jederzeit an sich wandelnde Bedürfnisse angepasst werden kann.
Wir stehen für eine schnelle Implementierung und Einführung in einem iterativen Prozess, der stets budget-optimal abläuft und zum gewünschten Ziel führt, unter konstruktiver Einbeziehung aller internen Stakeholder. Durch dieses Vorgehen sichern wir gleichfalls eine hohe Nutzerakzeptanz der Lösung.
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Dokumentenmanagement: Weitere Themen
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