Rechtliche Anforderungen an die E-Mail-Archivierung
In der heutigen Geschäftswelt sind E-Mails oft das Rückgrat der Unternehmenskommunikation und enthalten wesentliche Informationen und Dokumente. Gemäß geltenden rechtlichen Vorschriften ist die sachgerechte Archivierung dieser digitalen Korrespondenz unerlässlich, insbesondere wenn sie kaufmännisch oder steuerlich relevante Inhalte umfasst. Unsere Lösung ermöglicht eine effiziente Volltextsuche sowie die einfache Sortierung nach Absendern und Empfängern, um die Compliance-Anforderungen mühelos zu erfüllen.
Elektronisch empfangene Rechnungen müssen digital archiviert werden. Die physische Ablage von Ausdrucken in Ordnern genügt den steuerrechtlichen Anforderungen nicht.
Kontextbezogene E-Mail-Ablage für effiziente Prozesse
Die traditionelle Speicherung von E-Mails in individuellen Postfächern oder archivspezifischen Ordnern kann den Zugriff und die Zusammenarbeit im Team erschweren. Eine zentrale, kontextbezogene Ablage von E-Mails, ähnlich der Handhabung anderer Dokumente, ermöglicht es, alle relevanten Informationen zu Projekten, Kunden, Lieferanten und Angeboten an einer Stelle zu bündeln. Dies fördert die Effizienz und Transparenz in Arbeitsabläufen und erleichtert das Informationsmanagement.
Für eine solche integrierte Ablagestruktur ist ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) erforderlich, das über die reine Compliance-hinausgehende Funktionen bietet und die einfache Zuordnung von E-Mails zu entsprechenden Kontexten ermöglicht.
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Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?
Die Wahl zwischen einem einfachen E-Mail-Archiv und einem umfassenden DMS, das eine kontextbezogene Ablage und Auffindbarkeit ermöglicht, hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen ab. Möchten Sie lediglich rechtliche Anforderungen erfüllen oder streben Sie nach einer Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse durch verbesserte Zugänglichkeit und Organisation Ihrer E-Mail-Kommunikation? Unsere Lösungen bieten vielfältige Automatisierungsmöglichkeiten, um die Ablage zu vereinfachen und an Ihre individuellen Anforderungen anzupassen.
Meistern Sie Ihre E-Mail-Verwaltung
Die Archivierung von E-Mails ist mehr als eine rechtliche Notwendigkeit; sie ist eine Gelegenheit, die Effizienz und Organisation innerhalb Ihres Unternehmens zu steigern. Entdecken Sie die Vorteile einer optimierten E-Mail-Ablage mit unserem fortschrittlichen DMS. Kontaktieren Sie uns noch heute für eine Beratung oder eine Demo und nehmen Sie den ersten Schritt zur Transformation Ihrer digitalen Dokumentenverwaltung.
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