Effiziente Dokumentenerfassung: Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Dokumentenmanagementsystem
In der digitalen Ära ist die effiziente Erfassung und Verwaltung von Dokumenten in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) entscheidend für die Optimierung von Geschäftsprozessen. Unsere Input-Lösungen bieten einfache, automatisierte Wege, um Dokumente aller Art nahtlos in Ihr DMS zu integrieren, wodurch wir den Workflow optimieren und die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen vorantreiben.
Scanner und OCR-Technologie: Papierdokumente digital transformieren
Die Umwandlung physischer Dokumente in digitale Formate ist mithilfe fortschrittlicher Scanner und OCR-Technologie (Optische Zeichenerkennung) möglich. Diese Verfahren wandeln Papierdokumente in durchsuchbare PDF-Dateien um, wobei der originale Inhalt als Bild und der erkannte Text in einem separaten Layer gespeichert werden.
Diese Technik erleichtert nicht nur die Volltextsuche, sondern gewährleistet auch die Einhaltung rechtlicher Archivierungsvorschriften.
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Intelligente Beleglese-Lösungen: Automatisierte Datenextraktion
Unsere intelligenten Beleglese-Systeme extrahieren gezielt wichtige Daten wie Dokumententyp, Rechnungsdatum und Beträge aus eingescannten Dokumenten. Diese Informationen werden automatisch an das DMS übermittelt, was eine korrekte und effiziente Dokumentenablage ermöglicht.
Wir bieten sowohl hochentwickelte Lösungen, die ohne zusätzliche Konfiguration auskommen, als auch anpassbare Systeme, die eine spezifische Konfiguration für verschiedene Dokumententypen erlauben.
Hotfolder: Automatischer Dokumentenimport
Die Hotfolder-Technologie ermöglicht die automatische Übernahme von Dokumenten in das DMS. Durch die Konfiguration spezifischer Ordner im Netzwerk, die mit dem DMS verbunden sind, können Dokumente ohne manuellen Aufwand effizient importiert und verarbeitet werden.
Direkte Programmschnittstellen: Nahtlose Integration
Durch direkte Schnittstellen zwischen Ihrem DMS und gängigen Geschäftsanwendungen, wie ERP-Systemen, wird die automatische Speicherung von Dokumenten wie Angebote, Lieferscheinen und Rechnungen ermöglicht. Diese Integration vereinfacht die Dokumentenablage und erhöht die Datenintegrität.
E-Mail-Integration: Effiziente Nachrichtenverwaltung
Moderne DMS können E-Mail-Postfächer automatisch auslesen und sowohl eingehende als auch ausgehende Nachrichten direkt im System speichern. Besonders für Rechnungseingänge bietet diese Lösung eine effiziente Möglichkeit, den internen Prüfprozess zu automatisieren.
Fazit
Unsere Input-Lösungen für Dokumentenmanagement bieten eine breite Palette an Technologien, um die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen voranzutreiben. Von der Digitalisierung physischer Dokumente bis zur nahtlosen Integration digitaler Daten – wir unterstützen Sie dabei, Ihre Dokumentenverarbeitung zu optimieren und so effizientere Arbeitsabläufe zu schaffen. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen oder ein unverbindliches Beratungsgespräch.
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