Einfache Dokumentenweitergabe durch Workflow-Systeme
In einem modernen Dokumentenmanagementsystem (DMS) erleichtert die Workflow- und Ablaufautomatisierung den Umgang mit Dokumenten erheblich. Anstatt Dokumente manuell in andere Ordner zu verschieben, per E-Mail zu versenden oder auf andere Weise freizugeben, ermöglicht ein Workflow-System die unkomplizierte Weitergabe. Sie weisen einfach eine auf das Dokument bezogene Aufgabe zu, die dann in der Inbox der Zielperson angezeigt wird. Nach Abschluss der Aufgabe erhalten Sie eine Rückmeldung, und der Status aller delegierten Aufgaben ist jederzeit einsehbar.
Zentrale Dokumentenverwaltung
Alle Bearbeitungen erfolgen an einer einzigen, zentral im DMS gespeicherten Dokumentenversion. Dies gewährleistet Transparenz und Nachvollziehbarkeit für alle berechtigten Nutzer durch einen detaillierten Versionsverlauf.
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Umlaufverfahren und Dokumentenstatus
Dokumente lassen sich in individuell konfigurierbaren Workflows für verschiedene Prozesse wie Prüfung, Bearbeitung oder Genehmigung weiterleiten. Dabei bleibt stets klar, wo sich ein Dokument befindet und in welchem Status es sich aktuell befindet, wobei im System immer nur ein Dokument existiert und lediglich der Zugriffslink mit der zugehörigen Aufgabenstellung weitergegeben wird.
Fristenmanagement und Wiedervorlagen
Mit den Workflows lassen sich auch sehr einfach Wiedervorlagen zur Fristeinhaltung realisieren. Zum entsprechenden Zeitpunkt erhalten die als zuständig hinterlegten Mitarbeiter das Dokument mit der Wiedervorlage-Aufgabenstellung zur Bearbeitung zugeteilt.
Sichere Aufbewahrung und DSGVO-Konformität
Das DMS sorgt für die sichere Aufbewahrung von Dokumenten gemäß den rechtlichen Aufbewahrungsfristen und ermöglicht eine automatische Löschung nach deren Ablauf.
Speziell für sensible Daten, wie sie z.B. in Bewerbungsverfahren vorkommen, lassen sich DSGVO-konforme Prozesse etablieren, die den Zugriff auf Dokumente beschränken und deren automatische Löschung nach vorgegebenen Fristen sicherstellen. Im Einstellungsfall können die Unterlagen ebenso automatisch in Personalakten überführt und entsprechende interne Arbeitsaufträge für Benutzereinrichtung etc. erzeugt werden, die wiederum einem kontrollierten Ablauf folgen.
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