Workflow & Ablaufautomatisierung

Unsere Workflow-Lösungen ermöglichen es, Dokumente und Daten nahtlos und DSGVO-konform durch Ihr Unternehmen zu leiten, wodurch Prozesse vereinfacht und Fristen zuverlässig eingehalten werden.

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    Einfache Dokumentenweitergabe durch Workflow-Systeme

    In einem modernen Dokumentenmanagementsystem (DMS) erleichtert die Workflow- und Ablaufautomatisierung den Umgang mit Dokumenten erheblich. Anstatt Dokumente manuell in andere Ordner zu verschieben, per E-Mail zu versenden oder auf andere Weise freizugeben, ermöglicht ein Workflow-System die unkomplizierte Weitergabe. Sie weisen einfach eine auf das Dokument bezogene Aufgabe zu, die dann in der Inbox der Zielperson angezeigt wird. Nach Abschluss der Aufgabe erhalten Sie eine Rückmeldung, und der Status aller delegierten Aufgaben ist jederzeit einsehbar.

    Zentrale Dokumentenverwaltung

    Alle Bearbeitungen erfolgen an einer einzigen, zentral im DMS gespeicherten Dokumentenversion. Dies gewährleistet Transparenz und Nachvollziehbarkeit für alle berechtigten Nutzer durch einen detaillierten Versionsverlauf.

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    Umlaufverfahren und Dokumentenstatus

    Dokumente lassen sich in individuell konfigurierbaren Workflows für verschiedene Prozesse wie Prüfung, Bearbeitung oder Genehmigung weiterleiten. Dabei bleibt stets klar, wo sich ein Dokument befindet und in welchem Status es sich aktuell befindet, wobei im System immer nur ein Dokument existiert und lediglich der Zugriffslink mit der zugehörigen Aufgabenstellung weitergegeben wird.

    Fristenmanagement und Wiedervorlagen

    Mit den Workflows lassen sich auch sehr einfach Wiedervorlagen zur Fristeinhaltung realisieren. Zum entsprechenden Zeitpunkt erhalten die als zuständig hinterlegten Mitarbeiter das Dokument mit der Wiedervorlage-Aufgabenstellung zur Bearbeitung zugeteilt.

    4er Mitarbeiter am Laptop

    Sichere Aufbewahrung und DSGVO-Konformität

    Das DMS sorgt für die sichere Aufbewahrung von Dokumenten gemäß den rechtlichen Aufbewahrungsfristen und ermöglicht eine automatische Löschung nach deren Ablauf.

    Speziell für sensible Daten, wie sie z.B. in Bewerbungsverfahren vorkommen, lassen sich DSGVO-konforme Prozesse etablieren, die den Zugriff auf Dokumente beschränken und deren automatische Löschung nach vorgegebenen Fristen sicherstellen. Im Einstellungsfall können die Unterlagen ebenso automatisch in Personalakten überführt und entsprechende interne Arbeitsaufträge für Benutzereinrichtung etc. erzeugt werden, die wiederum einem kontrollierten Ablauf folgen.

    Sie sind bereit für eine effizientere Dokumentenverwaltung?

    Entdecken Sie, wie unsere Workflow- und Ablaufautomatisierung Ihr Dokumentenmanagement revolutionieren kann. Kontaktieren Sie uns für eine persönliche Beratung oder eine Demonstration, um unsere Lösungen in Aktion zu sehen.

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    Warum SYMPLASSON für Sie die richtige Wahl ist:

    • Tassilo Totzeck, Partner Account Manager

      "SYMPLASSON verfügt als Partner der ersten Stunde über einen wertvollen Erfahrungsschatz, umfassendes Wissen im Bereich der E-Mail-Sicherheit und tiefe Produktkenntnisse. In Projekten mit komplexen individuellen Anforderungen ist SYMPLASSON zu Hause und liefert uns immer wieder Erkenntnisse aus der Praxis, die uns bei der Weiterentwicklung und Qualitätssicherung sehr helfen. Die langfristige Kundenzufriedenheit mit SYMPLASSON ist beispielhaft. Wir möchten SYMPLASSON als starken Partner daher nicht missen!"

      Tassilo Totzeck, Partner Account Manager

      Hornetsecurity GmbH

    • Axel-Rüdiger Schmidt

      "Bereits seit 2007 unterstützt SYMPLASSON das BG Klinikum Hamburg in der Bewältigung der täglichen IT-Aufgaben. Ob im Bereich IT-Sicherheit, Firewall, Netzwerk, Softwareverteilung, Hardwarebeschaffung oder Erarbeitung zukunftsorientierter Lösungen. Stets werden die Ziele erreicht und wir fühlen uns hervorragend, kompetent beraten und unterstützt. Mit Device Control von Endpoint Protector, der Konzeption, Umsetzung und Betreuung durch SYMPLASSON sind wir vollauf zufrieden. Wir haben die Kontrolle über alle Geräte und Schnittstellen und können das Ein- und Ausschleusen von Daten sehr granular regulieren."

      Axel-Rüdiger Schmidt

      BG Klinikum Hamburg gGmbH

    • Daniel Müller, Geschäftsführer

      "Wir arbeiten seit 2019 mit SYMPLASSON zusammen und sind sehr zufrieden. Egal welchen Bereich es betrifft, die laufende IT-Betreuung, technische Herausforderungen, die Kaufberatung für Hard- und Software oder die Lizenzberatung – alles klappt, unsere Ziele stehen im Mittelpunkt und wir fühlen und rundum perfekt betreut!"

      Daniel Müller, Geschäftsführer

      Management Angels

    • Jadranko Injic, Territory Sales Manager Nord-Ost

      "Die SYMPLASSON Informationstechnik GmbH ist ein langjähriger und loyaler Partner und überzeugt vor allem durch Expertise sowie Professionalität."

      Jadranko Injic, Territory Sales Manager Nord-Ost

      WatchGuard Technologies GmbH

    • Franziska Schmidt-Wussow

      „Die zuverlässige und kompetente IT-Unterstützung durch SYMPLASSON ist eine wichtige Entlastung für unseren Arbeitsalltag und wir sind sehr dankbar für die langjährig gute Zusammenarbeit. Wir freuen uns auf eine weiterhin so erfreuliche und erfolgreiche Partnerschaft!“

      Franziska Schmidt-Wussow

      RÖMER Garten- und Landschaftsbau GmbH

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