Ziele eines DMS
Der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) soll vor allem die Handhabung von Dokumenten erleichtern und die Qualität sowie Aktualität der Dokumentenbestände für alle Mitarbeiter verbessern. Darüber hinaus werden damit Anforderungen an die kontrollierte Erstellung, Prüfung, Freigabe und Veröffentlichung von Vorgabe- und Nachweisdokumenten abgedeckt, die Voraussetzungen für bestimmte Zertifizierungen und ein praktikables Qualitätsmanagement sind.
Das DMS stellt die technische Grundlage für die auch rechtssichere Steuerung von relevanten Dokumenten dar.
Nutzung vorhandener Datenbestände
Ein DMS ermöglicht es, vorhandene Daten aus unterschiedlichen Systemen zu integrieren und für die Dokumentenzuordnung zu nutzen, ohne neue Daten erfassen zu müssen. Dies trägt dazu bei, Fehler zu vermeiden und die Effizienz bei der Suche und Verwaltung von Dokumenten zu steigern.
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Dynamische Ansichten für Dokumente
Im modernen DMS ersetzen dynamische, fachbezogene Ansichten die traditionelle Ordnerstruktur. Dokumente werden automatisch den relevanten Kontexten zugeordnet und sind für berechtigte Personen in den entsprechenden Projekten oder Kategorien sichtbar, ohne dass Duplikate entstehen.
Stellen Sie sich vor, Sie hätten „magische Leitzordner“, die Ihre Dokumente intelligent sortieren.
Intelligente Metadaten-Zuordnung
Ein fortschrittliches DMS unterstützt Sie mit automatischen Metadaten-Zuordnungsvorschlägen, basierend auf einer Textanalyse der Dokumente. Dies erleichtert die Organisation und spart wertvolle Zeit.
Schnelle Suche und gezielte Archivierung
Die schnelle Volltextsuche im DMS erleichtert das Auffinden von Informationen. Ein spezialisiertes Dokumenten-Archiv optimiert die Ablage und das Wiederfinden von Dokumenten und bietet idealerweise automatische Schnittstellen zu anderen Systemen.
Effektive Dokumentenverwaltung mit einem DMS
Moderne Unternehmen setzen heute auf eine umfassende Dokumenten-Management-Lösung, die den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments unterstützt und die Zusammenarbeit sowohl in internen als auch in externen Teams fördert. Von der Erstellung über den Workflow bis hin zur Archivierung – ein DMS ist der Schlüssel zur effizienten Dokumentenverwaltung.
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Dokumentenmanagement: Weitere Themen
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