Modernes Dokumentenmanagement ist mehr als "Archivierung" - der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments liegt dabei im Focus, von der Erstellung über Prüfung, Zusammenarbeit mit externen Partnern, elektronischer Unterschrift bis hin zur Langzeitarchivierung.
Dabei gilt es, unstrukturierte Daten - Dokumente - mit strukturierten Daten aus den operativen Anwendungen zu einheitlichen, prozessorientierten Sichten und Abläufen (Workflows) so zu verbinden, dass eine durchgehend digitalisierte Strecke entsteht.
Anwender sollen bestmöglich so unterstützt werden, dass Vorteile für die Kunden entstehen. Transparenz und Zeitgewinn über die gesamte Produktionsstrecke - seien es Produkte oder Dienstleistungen - ist das Ziel: die Digitalisierung ist hier ein klarer Wettbewerbsfaktor.
Wir beraten Sie gerne bei der Auswahl einer passenden Lösung und deren Implementierung - je nach Ihren Anforderungen.
In M-Files werden Dokumente vollständig über Ihre Metadaten und darauf basierende, vollständig flexibel konfigurierbare Ansichten organisiert und gefunden. Im Gegensatz zu einem Dateisystem kann ein Dokument dabei in verschiedenen Hierarchien bzw. Listen auftauchen - je nachdem, aus welcher fachlichen Sicht ein Anwender den Zugang zu den Dokumenten benötigt. Ein Projektleiter sieht Dokumente und Rechnungen zu den Projekten, die Finanzbuchhaltung sieht die Rechnungen nach Debitor/Kreditor und Zeitraum. Das Dokument selbst gibt es dabei nur ein einziges Mal im System.
Über die flexiblen Integrationsmöglichkeiten externer Repositories über das "Intelligent Metadata Layer" von M-Files kommen auch externe Dokumentenablagen in den Genuss der integrierten Sichten und Abläufe von M-Files. Über sogenannte Konnektoren können sowohl Dateisystem auf Fileservern als auch SharePoint-Bibliotheken oder Teams-Kanäle angebunden werden. Gleichfalls ist es möglich, über Plugins aus SharePoint und Teams auf die hochstrukturieren Dokumentenablagemöglichkeiten von M-Files zuzugreifen.
Datenbestände aus vorhandenen operativen Systemen wie CRM, Warenwirtschaft, technisches Anlagenmanagement, Finanzbuchhaltung lassen sich über offene Datenbank-Schnittstellen als nutzbare Metadaten-Strukturen in M-Files einbinden und um weitere Eigenschaften anreichern, die in den Original-Systemen gar nicht vorgesehen sind.
Damit realisieren Sie anwendungsübergreifende Sichten und Workflows, orientiert an den Bedürfnissen der einzelnen Fachabteilungen und Teams. M-Files wird so zum übergreifenden, ganzheitlichen und prozessorientierten Dashboard, in dem alle Informationen - Dokumente und Datensätze - in fachlichen Kontexten strukturiert und leicht zugänglich zusammenlaufen.
Zugriffsrechte auf Dokumente und Daten steuern Sie in M-Files ebenfalls ideal über die Metadaten. Dazu können flexible Regelwerke hinterlegt werden, die automatisch dafür sorgen, dass jeder Anwender genau das sieht, was er für seine Arbeit benötigt - aber Regeln zur Vertraulichkeit, Geheimhaltung und Datenschutz automatisch eingehalten werden. So sieht z.B. ein Projektleiter nur Rechnungen zu den Projekten, die er leitet - die Finanzbuchhaltung sieht alle Rechnungen. Dabei wird eine Rechnung nur einmal abgelegt. Dies lässt sich als generelle Regel hinterlegen - sie gilt auch automatisch für alle Projekte, auch diejenigen, die erste in der Zukunft angelegt werden. Ändert sich ein Projektleiter eines Projekts, werden die Zugriffsrechte automatisch für den neuen Projektleiter angepasst. Unmöglich umzusetzen mit einem Dateisystem auf einem Fileserver!
Durch die Einbindung von Daten aus operativen Systemen können Informationen aus dem ERP-System oder dem CRM zur Steuerung von Workflows, Zugriffsrechten und Ansichten in M-Files genutzt werden. Aufwände werden minimiert - nichts muss mehrfach erfasst oder verwaltet werden. Die Integration geht sogar so weit, dass im Laufe eines Workflows in M-Files auch Information in die angebundenen operativen System zurück fließen können.
M-Files bietet technisch klare Strukturen, mit denen sich sehr effizient die inviduellen Anforderungen unserer Kunden an Dokumenten-Verwaltung und Arbeitsabläufe abbilden lassen. Durch unsere hausinternen Standards für die Implementierung sorgen wir zudem für eine langfristige Flexibilität, Wartbarkeit und Transparenz Ihrer Lösung, so dass Ihr M-Files System jederzeit an sich verändernde Anforderungen angepasst werden kann.
Wir erreichen so eine sehr schnelle Implementierung und Einführung in einem iterativen Prozess, der stets budget-optimal abläuft und zum gewünschten Ziel führt - unter konstruktiver Einbeziehung aller internen Stakeholder. Durch dieses Vorgehen sichern wir gleichfalls eine hohe Nutzerakzeptanz der Lösung.
Die Dokumenten-Management-Plattform M-Files zeichnet sich schon im Standard durch eine sehr hohe Offenheit und Flexibilität aus, mit der schnell und effizient unternehmensspezifische Strukturen und Anforderungen realisiert werden können. Seine Stärke liegt dabei insbesondere in der Einbindung vorhandener Systeme und Datenbestände zur automatischen Erzeugung von Metadaten-Strukturen und systemübergreifender "Dashboard"-Ansichten, in denen operative Daten und Dokumente zu ganzheitlichen, prozessorientierten Sichten verbunden werden können.
Um nun komplexe individuelle Abläufe abzubilden, die mit den Standard-Funktionen nicht einfach realisiert werden können, bietet M-Files eine umfassende Programmierschnittstelle an, die auf offenen Standards basiert. Für die Entwicklung von Server- und Client-Erweiterungen ("M-Files Vault Applications", "M-Files UI Extensions") stehen umfangreiche, auf den Einsatzbereich spezialisierte Entwicklungs-Framworks zur Verfügung, mit denen sich eigene Erweiterungen des Systems umsetzen lassen.
SYMPLASSON entwickelt für seine Projektkunden bereits seit längerem individuelle M-Files Serverfunktionen für spezielle Anforderungen wie z.B. im Raffinerie-Bereich oder für Steuerberater.
Im Rahmen unserer Partnerschaft mit dem deutschen Dokumenten-KI-Anbieter Konfuzio entwickeln wir einen "Connector" zur Anbindung der KI-basierten Dokumenten-Klassifizierung und Datenextraktionsplattform Konfuzio an M-Files. Der Connector ist komplett von M-Files Workflows gesteuert und bietet fortgeschrittene Funktionen wie eine komplette, auf Wunsch dauerhafte Dokumentation der extrahierten Rohdaten und Zuverlässigkeits-Parameter und ein flexibles Mapping der auf M-Files Dokumentenklasse sowie die Zuordnung von Metadaten. Dabei ist sogar eine Unterklassifzierung über Typ-Auswahllisten umsetzbar, wie sie in der Praxis oft benötigt wird. Unser Connector erweitert hier die Konfuzio-Funktionen.
Für unsere Kunden, welche die Finanzbuchhaltung FibuNET einsetzen, entwickeln wir Connectoren zur direkten Integration mit dem DMS M-Files ohne die herkömmlichen Import-/Export-Dateien. Informationen aus der Rechnungsprüfung in M.Files werden direkt in Echtzeit in die FiBu übergeben, ebenso können Informationen zum Buchungs- und Zahlungsstatus direkt in M-Files bei den Belegen angezeigt werden.
Für einen Kunden in der Schifffahrt entwickeln wir einen Connector, der Belege im Rahmen der Rechnungsprüfung aus M-Files Workflows in unterschiedlichen Formaten an diverse verschiedene Zielsysteme überstellt werden, abhängig von der Klassifizierung durch OCR und KI - Extraktion, die wir mit M-Files integriert haben. So wird M-Files zum zentralen Ablauftool für den Rechnungsdurchlauf über verschiedene Unternehmensteile hinweg.
Sie nutzen M-Files und haben individuelle Anforderungen? Sie möchten Integrationen und Abläufe realisieren, die sich bisher für nicht machbar hielten? Sprechen Sie uns jederzeit gerne an!
Unsere Lösungen für digitale Workflows und Dokumentenmanagement im Unternehmen ergänzen wir um die automatische Dokumentenverarbeitung mittels KI, um eine vollständig automatisierte Verarbeitung eingehender Dokumente realisieren zu können.
Diese Lösungen realisieren wir durch unsere Kooperation mit der Helm & Nagel GmbH, einem führenden Anbieter von KI-gesteuerten Lösungen und renommierten Wegbereiter im Bereich der Künstlichen Intelligenz (KI), bekannt unter dem Naming Konfuzio. Die innovative Technologie von Konfuzio setzt Maschinelles Lernen und Deep Learning ein, um automatisierte und präzise Lösungen für anspruchsvolle Geschäftsabläufe anzubieten.
Die KI-Anwendung verwendet überwachtes Training, um Muster zu erlernen und diese automatisch auf neu eintreffende Dokumente anwenden zu können. Algorithmen werden dabei mit dem Fachwissen aus der manuellen Bearbeitung anhand von Beispielen trainiert. Die Resultate dieses Lernprozesses können mit den bereits bekannten und korrekten Resultaten abgeglichen werden, was zu einer besonders gründlichen "Überwachung" der erlernten Muster und damit zu einer hohen Genauigkeit in der automatischen Erkennung führt.
Zur Integration der Konfuzio-Plattform mit der M-Files-Plattform hat SYMPLASSON den M-Files Konfuzio Connector entwickelt. Mit dieser M-Files Erweiterung ist die Einbindung der Dokumenten-KI von Konfuzio in M-Files Dokumentworkflows einfach möglich. M-Files übergibt die Dokumente zur Klassifizierung und Extraktion der Daten an Konfuzio und erzeugt aus dem zurück gelieferten Ergebnis die nötigen fachlich definierten M-Files Dokumente und -Objekte in den konfigurierten Zielklassen und ordnet die ausgelesenen Werte den Metadaten zu.
In der Steuerkanzlei lässt sich mit der Kombination aus Konfuzio und M-Files der Posteingang weitestgehend automatisieren. Hierbei werden die Dokumente aus Emails oder per Scanner automatisch in M-Files eingelesen, von unserem Workflow an Konfuzio übergeben und dort klassifiziert und ausgelesen. Unsere intelligente Schnittstelle erzeugt dann auf Basis der erkannten Daten die nötigen M-Files Dokumentenobjekte mit den ausgelesenen Eigenschaften, ordnet diese Mandanten und Sachbearbeitern zu und stößt die nötigen Bearbeitungs-Workflows mit automatischer Fristüberwachung an.
Konfuzio ist im Gegensatz zu den meisten anderen Anbietern unabhängig von der Public Cloud. Deshalb sind wir in der Lage, alle Funktionen - auch aus unserem eigenen Hamburger Rechenzentrum - autonom anzubieten und sogar bei außergewöhnlich hohen Sicherheitsanforderungen direkt beim Kunden vor Ort zu installieren.
Für unsere Kunden, welche die Finanzbuchhaltung FibuNET einsetzen, entwickeln wir Connectoren zur direkten Integration mit dem DMS M-Files ohne die herkömmlichen Import-/Export-Dateien. Informationen aus der Rechnungsprüfung in M-Files werden direkt in Echtzeit in die FiBu übergeben, ebenso können Informationen zum Buchungs- und Zahlungsstatus direkt in M-Files bei den Belegen angezeigt werden.
Sie möchten diese direkte DMS-Integration für ihr FibuNet-System nutzen? Sprechen Sie uns gerne jederzeit an!
Für unsere Kunden der steuerberatenden Berufe entwickeln wir Connectoren zur direkten Integration mit dem DMS M-Files ohne die herkömmlichen Import-/Export-Dateien.
So synchronisieren wir beispielsweise Mandanten-Stammdaten, Sachbearbeiter und Zuständigkeiten aus DATEV in das M-Files DMS, um hier in Verbindung mit automatischer Eingangsverarbeitung von Dokumenten und Mandanten-Erkennung ein Dokument den richtigen Mandanten und Sachbearbeitern sowie Fachgebieten zuordnen zu können.
Sie möchten diese direkte DMS-Integration für ihr DATEV-System nutzen? Sprechen Sie uns gerne jederzeit an!
