Dokumente im Team vorgangsbezogen organisieren und finden mit einem DMS

Das Ziel der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist es, die Arbeit mit Dokumenten und die zugehörigen Abläufe für alle Mitarbeiter zu vereinfachen sowie die Qualität und Aktualität der Dokumentenbestände zu verbessern. Weitergehend werden damit Anforderungen an die kontrollierte Erstellung, Prüfung, Freigabe und Veröffentlichung von Vorgabe- und Nachweisdokumenten abgedeckt, die Voraussetzungen für bestimmte Zertifizierungen und ein praktikables […]
Alexander Rubinstein
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Das Ziel der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist es, die Arbeit mit Dokumenten und die zugehörigen Abläufe für alle Mitarbeiter zu vereinfachen sowie die Qualität und Aktualität der Dokumentenbestände zu verbessern.

Weitergehend werden damit Anforderungen an die kontrollierte Erstellung, Prüfung, Freigabe und Veröffentlichung von Vorgabe- und Nachweisdokumenten abgedeckt, die Voraussetzungen für bestimmte Zertifizierungen und ein praktikables Qualitätsmanagement sind.

Als Ordnungskriterien dienen dabei Metadaten wie Projekte, Vorgänge, Kunden, Kostenstellen, Maschinen, Personen, Fahrzeuge und so weiter. Diese werden soweit vorhanden aus bestehenden Anwendungen bzw. Datenbeständen in das DMS synchronisiert und nicht manuell neu erfasst.

So entsteht ein neuer, vorgangsbezogener und anwendungsübergreifender Blick auf Dokumente und die zugehörigen Prozesse.

Warum ein DMS?

In der Praxis wird längst in abteilungsübergreifenden Prozessen gedacht und gearbeitet, in der Verwaltung der Dokumente lässt sich diese abteilungsunabhängige Arbeitsweise mit der üblichen Ablage in Server-Verzeichnissen nur schwer und umständlich abbilden.

Mit einem DMS sind Dokumente immer für die richtigen Personen mit den benötigten Rechten verfügbar, die an den zugehörigen Prozessen beteiligt sind – in welcher Eigenschaft auch immer. Sie müssen weder in Übergabeverzeichnisse kopiert noch per Mail versendet werden. Es gibt für alle immer nur eine aktuelle gültige Version, niemand muss mehr Kopien verwalten, es gibt keine herumliegenden veralteten Stände mehr.

Müssen Dokumente bestimmten Abläufen folgen, lassen sich diese als „Workflows“ mit dem DMS direkt abbilden, automatisieren und nachvollziehbar gestalten. Auch hier gibt es immer nur eine einzige gültige Version eines Dokuments. Das DMS stellt damit die technische Grundlage für die Lenkung von relevanten Dokumenten dar.

Alle Dokumente werden zudem automatisch versioniert; man kann jederzeit auf alte Stände zurückgreifen, eine versehentliche Vernichtung von Informationen beim Speichern eines Dokuments ist nicht mehr möglich.

Auswahl eines DMS

Bei der Auswahl des DMS sollten verschiedene Aspekte berücksichtigt und gewichtet werden; oberstes Ziel sollte aus unserer Sicht dabei eine optimale Integration in die unternehmensinterne Prozess- und vor allem die bestehende Anwendungs- und Datenlandschaft sein.

Mit einem DMS eine weitere Insel zu schaffen, in der Daten zusätzlich liegen und aufwändig mittel neu erfasster Ordnungskriterien organisiert werden müssen, die in keiner Beziehung zu vorhandenen Datenbeständen und Abläufen stehen, erhöht die Aufwände und findet meist auch keine Akzeptanz bei den Anwendern.

Wichtig ist also - das DMS muss eine integrative Plattform sein, mit einem zukunftsorientierten und offenen Konzept, welches auf solider aktueller technischer Basis mit den Anforderungen über viele Jahre mitwachsen kann. Und damit wird die Luft für viele Anbieter bereits sehr dünn.

In vielen Kundenprojekten setzen wir daher das DMS M-Files ein. M-Files erfüllt unsere Kernanforderungen sehr gut, ist offen, flexibel und leistungsfähig, und wird von seinen Kunden extrem gut bewertet.

Einfache Bedienung

Eine klare, einfache und konsistente Benutzeroberfläche ohne hunderte von Buttons und Fenster ist ein endscheidendes Kriterium. Abläufe sollen logisch und vor allem immer gleich aufgebaut sein. Die Oberfläche sollte für jede Anwendersicht die geeigneten Ansichten bereitstellen können, die sich immer gleich bedienen lassen.

Auch sollte Keine veralteten Metaphern benutzt werden - Bildchen von Schränken, Ordnern und Akten führen nur dazu, dass die Anwender in alten Denkweisen verharren und erschweren das Verständnis der neuen, übergreifenden Abläufe. (Siehe hierzu auch: "Ordner sind böse")

Nutzung bestehender Datenbestände für die Sortierung und Einordnung

Bestehende Daten aus den verschiedenen operativen Anwendungen lassen sich in das DMS „spiegeln“ und direkt für die Zuordnung von Dokumenten verwenden. Es müssen also keine Eigenschaften neu erfasst werden; Tippfehler oder falsche Werte lassen sich so vollständig ausschließen. Jedes Dokument wird über die Zuordnung zu seinen „Zusammenhängen“ (Projekte, Abläufe, Anlagenteile, Computer, Räume, Produkte, Prozesse, Typen, Kunden, Kostenstellen …) immer schnell und sicher gefunden.

Automatische fachbezogene Ansichten anstelle fester Ordner

Eine manuelle Ablage in „Ordner“, wie man sie früher im Schrank stehen hatte und auf dem Fileserver früher „nachgebaut“ hat, muss nicht mehr erfolgen – jedes Dokument erscheint automatisch in allen benötigten Sichten, in dem es über einfache Auswahllisten den richtigen Kontexten zugeordnet wird.

So können Rechnungen für einen Projektleiter zum Beispiel in jedem seiner Projekte und Teilprojekt sichtbar sein (und zwar nur diese), während sie für die Buchhaltung nach Firmen, Monaten, Jahren geordnet erscheinen (und zwar alle). In allen Fällen gibt es jedes Dokument immer nur einmal im System.

Man kann sich das wie „magische Leitzordner“ vorstellen, die man einfach mit dem beschriftet, was darin sortiert sein soll – und die Dokumente erscheinen aufgrund Ihrer Eigenschaften von selbst darin.

Jeder Nutzer kann sich zusätzlich zu den zentral bereit gestellten auch jederzeit seine eigenen Ansichten von Dokumenten einrichten, wie seine Arbeit es erfordert.

All dies ist mit einem herkömmlichen Dateisystem auf einem Fileserver unmöglich: Ein Dokument kann darin immer nur in EINEM Ordner sein und nur EINE zudem meist ordnerbezogene Rechteeinstellung haben.

Will man alternative Darstellungen und Sortierungen z.B. in einer anderen Abteilung, muss man die Dokumente ein eine zweite, parallele Ordnerstruktur kopieren und manuell einsortieren. Mit dem Problem, dass es die Dokumente dann zweimal gibt, was Speicherplatz verschwendet und zudem die Frage mit sich bringt, wer denn nun im Besitz der neueren Fassung ist.

Automatische Metadaten-Zuordnungsvorschläge

Das DMS hilft mit automatischen Vorschlägen, die aus einer Textanalyse der eingestellten Dokumente gewonnen werden, bei der Zuordnung von Ordnungskriterien (Metadaten) für Dokumente und schafft so automatisiert Verbindungen zu bestehenden Datenbeständen.

Schnelle und einfache Suche

Jede Information im DMS lässt sich über die schnelle Volltextsuche mit Fundstellen-Markierung einfach auffinden. Zusätzlich kann gezielt in bestimmte Eigenschaften eines Dokuments gesucht werden, um ein schärferes Suchergebnis zu erhalten.

Doch nicht nur Dokumente lassen sich so auffinden - auch alle per Synchronisation eingebundenen Daten aus anderen operativen Systemen lassen sich so finden.

Vernetzung von Informationen und Dokumenten nutzbar für die Suche

Alle Dokumente und sonstigen Daten im DMS lassen sich über Verbindungs-Eigenschaften zueinander in Beziehung setzen. Dazu werden (auch automatisch ausfüllbare) Auswahllisten genutzt. Beim Import von Dokumenten oder Belegen lassen sich diese Verknüpfungen auch automatisiert setzen. So entsteht im DMS ein Netzwerk an verbundenen Dokumenten und Informationen.

Durch die überall verfügbaren „Drill Down“-Funktionen kann durch das sich aus den verbindenden Metadaten-Zuordnungen aufspannende „Informationsnetz“ aus Dokumenten, Prozessen, beteiligten Personen etc. jederzeit einfach navigiert werden, um verwandte oder verbundene weitere Dokumente sehr schnell aufzufinden.

Umlaufverfahren, Prüfung, Genehmigung, Freigabe

Dokumente können in Abläufen, die als Workflows bezeichnet werden, und die sich genau nach den Anforderungen der jeweiligen Fachabteilung konfigurieren lassen, z.B. zur Prüfung, Bearbeitung, Kenntnisnahme oder Genehmigung weitergeleitet werden. Dabei ist jederzeit klar, wo das Dokument liegt und in welchen Status es sich befindet. Es gib auch hierbei immer nur genau ein Dokument im System, weitergegeben wird lediglich ein Link zum Zugriff mit zugehöriger Aufgabenstellung.

Workflows beschränken sich jedoch nicht auf Dokumente, sondern können auch auf andere Daten angewendet werden - auch auf extern eingebundene. So lässt sich beispielsweise ein Workflow zur Anlage eines neuen Mandanten oder Kunden über alle beteiligten Stationen - z.B. Vertrieb, Backoffice, Buchhaltung - über das DMS mit den gewohnten Methoden realisieren, selbst wenn die eigentliche Kundendatenbank (CRM) dahinter dafür gar keinen Workflow kennt.

Fristen & Wiedervorlagen

Mit den Workflows lassen sich auch sehr einfach Wiedervorlagen zur Fristeinhaltung realisieren. Zum entsprechenden Zeitpunkt erhalten die als zuständig hinterlegten Mitarbeiter das Dokument mit der Wiedervorlage-Aufgabenstellung zur Bearbeitung zugeteilt.

Aufbewahrungsfristen

Gleichfalls lässt sich über die Workflows sicherstellen, dass jede Dokumentenklasse während ihrer zugeordneten rechtlich bedingten Aufbewahrungsfrist nicht versehentlich gelöscht werden kann. In bestimmten Fällen lässt sich auch eine automatische Löschung nach Ende der Aufbewahrungsfrist festlegen.

DSGO-konforme Umläufe & Löschung wie z.B. in Bewerbungsverfahren

In manchen Fällen wie zum Beispiel Bewerbungsverfahren gibt es klare Regeln, wer die zugehörigen Dokumente sehen darf und wann sie gelöscht werden müssen. Auch dies lässt sich durch die Einrichtung eines unternehmensindividuellen, aber DSGVO-konformen Umlaufverfahrens für Bewerbungsdokumente sicherstellen, bei dem nur Berechtigte die Dokumente sehen und diese z.B. bei Ablehnung einer Bewerbung nach einer gewissen Frist automatisch gelöscht werden.

Im Einstellungsfall hingegen könnten die Unterlagen ebenso automatisch in eine Personalakte überführt und entsprechende interne Arbeitsaufträge für Benutzereinrichtung etc. erzeugt werden, die wiederum einem kontrollierten Ablauf folgen.

Integration bestehender Dokumentenbestände und Repositories

Sehr wichtig ist auch die Möglichkeit, für die Übergangsphase oder auch auf Dauer bestehende Dokumentenablagen auf Datei-Servern im Netz, SharePoint, OneDrive, Teams, Box etc. in das neue DMS nahtlos zu integrieren, so dass alle Dokumente "nahtlos" auffindbar und organisierbar sind.

Es ist möglich, auch solche externen Dokumente innerhalb des DMS in das "Informationsnetzwerk" aufzunehmen und wie interne, im DMS selbst abgelegte Dokumente mit Metadaten und Verbindungen zu versehen sowie in Workflows zu bearbeiten.

So lässt sich eine sanfte Migration oder auch eine dauerhafte Koexistenz von Dokumentenablagen realisieren, wodurch die Einführung des DMS als neuer, integrativer Plattform ggfs. stark vereinfacht wird.

Einführung eines DMS

Die Einführung des DMS erfolgt idealerweise in einzelnen Teilprojekten, die jeweils eine sinnvolle inhaltliche Einheit darstellen. Jedes Teilprojekt beinhaltet dabei die fachliche Metadaten-Struktur, Dokumentenklassen und Abläufe, die zusammen einen geschlossenen fachlichen Anforderungskreis abdecken und sinnvollerweise zusammen genutzt werden. Die gesammelten Praxiserfahrungen tragen dabei zur Verbesserung der zukünftigen weiteren Teilprojekte bei.

Durch dieses Vorgehen wird Stück für Stück, Bereich für Bereich, Prozess für Prozess die bisherige Ablage von Dokumenten im Dateisystem durch entsprechende Ablage- und Organisationsmöglichkeiten im DMS ersetzt und übergreifende, vorgangsorientierte Sichten und Abläufe geschaffen.

Das Augenmerk liegt hierbei darauf, nicht bestehende Ablagen einfach in das DMS zu übernehmen, sondern im Zuge der Umstellung eine neue, effiziente, prozessorientierte, abteilungsübergreifende und für die Anwender einfachere und durchgängigere Sichtweise auf Dokumente einzuführen, so das am Ende nur noch geordnete und kontrollierte Dokumentenbestände vorhanden sind und keine „Altlasten“ zurückbleiben.

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