Ganz einfach als PDF speichern? – Einführung in die Nutzungsmöglichkeiten

PDF ist ein weit verbreitetes Format zum Austausch von Informationen. Gerne werden Flyer, Broschüren und andere Schriftstücke als Download zur Verfügung gestellt oder als Mail ver­schickt. Das gängige Programm zum Betrachten der Dokumente ist der Acrobat Reader. Er steht in den meisten Web-Browsern auch als Plug-in zur Verfügung, sodass die Datei direkt bei der Internetnutzung […]
Alexander Schulze
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PDF ist ein weit verbreitetes Format zum Austausch von Informationen. Gerne werden Flyer, Broschüren und andere Schriftstücke als Download zur Verfügung gestellt oder als Mail ver­schickt. Das gängige Programm zum Betrachten der Dokumente ist der Acrobat Reader. Er steht in den meisten Web-Browsern auch als Plug-in zur Verfügung, sodass die Datei direkt bei der Internetnutzung verwendet werden kann, ohne sich wesentlich von anderen Inhalten zu unterscheiden. Viele andere Programme erlauben ebenfalls die Anzeige und Nutzung von PDF-Dateien.

Oft hört man von Anwendern, dass das PDF-Format nicht bearbeitet werden kann. Dies gilt für den Reader und die meisten anderen Viewer- und Player-Tools. Ursprünglich ist PDF auch nicht für die Bearbeitung konzipiert worden. Das Dateiformat sollte es ermöglichen, Dokumente immer gleich anzuzeigen oder zu drucken. Dies sollte unabhängig von Betriebs­system, App, Drucker oder Anzeige-Gerät geschehen. Deshalb wurde PDF zunächst in der Druckvorstufe, d. h. bei professionellen Druckmaschinen, genutzt. Dies ist auch heute noch ein wichtiges Anwendungsgebiet.

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PDFs können immer schon mit Acrobat Pro von Adobe oder anderen Profi-Tools bearbeitet werden. Diese Software steht jedoch dem durchschnittlichen Anwender nicht zur Verfügung und erfordert eine gewisse Einarbeitung. In der aktuellen Version von Word können PDFs geöffnet und bearbeitet werden. Gespeichert wird dann wieder als PDF oder als Word-Datei. Beachten Sie, dass es bei der Konvertierung zu Abweichungen beim Zeilenumbruch und der Positionierung von Objekten kommen kann. Viele Tools wie der PDF24 Creator ermöglichen inzwischen Konvertierungs- und Bearbeitungsmöglichkeiten.

Zusammenfassend lässt sich PDF als Austausch-Format mit hoher Kompatibilität charakteri­sieren, es wird den Anforderungen im Web gerecht und ist für die Druckvorstufe ausgelegt. Es ist in erster Linie nicht für die Bearbeitung gedacht, auch wenn dies inzwischen möglich ist.

Dies hat Auswirkungen auf das Speichern bzw. Konvertieren in PDF und die Eigenschaften der Original-Dokumente:

Ein „einfaches“ Speichern ohne Beachtung von Einstellungen und Optionen wird den Austausch und die Nutzung im Reader im Fokus haben. Es ist eine gute bis mittlere Qualität zu erwarten. Hauptfaktor dabei sind die Fotos, d. h. die in Pixeln gerasterten Bitmap-Bilder. Stellschrauben für die Qualität sind die Bildauflösung und die Komprimierung im JPEG-Verfahren. Nur bei professionellen Apps von Adobe oder CorelDraw können diese Eigen­schaften direkt eingestellt werden. Bei freien Tools und Office weisen Begriffe zur Verwendung wie „Web“, „Online“ oder „niedrige Dateigröße“ auf eine reduzierte Qualität hin. In der Regel wird dann mit einer Auflösung von 100 dpi und einer mittleren Komprimierung gearbeitet. Diese weist leichte Störungen (JPEG-Artefakte) auf. Manchmal wird die durch Komprimierung beeinflusste Qualität mit Skalen wie 0 bis 100% oder Begriffen wie niedrig, mittel und hoch charakterisiert. Demgegenüber bleiben Vektorgrafiken unverändert.

PDFs für die Druckvorstufe können nur von professionellen Produkten wie von den ge­nannten Herstellern Adobe und Corel erstellt werden. Dazu werden voreingestellte Profile mit Bezeichnungen wie Print, Druckvorstufe, Druckausgabequalität angeboten. Wichtig für den Druck sind hochauflösende Fotos (ab 300 dpi), CMYK-Farbmodus (4-Farbdruck) und das Einbetten von Schriftarten. Oft sollen die druckfertigen PDFs einer Variante der ISO-Norm PDF/X entsprechen.

Die Konvertierung in PDF macht ein Produkt nie besser! Ausschlaggebend sind die Qualität und die Inhalte der Originaldatei. Bei Web-Projekten sollte auf ausgefallene Schriftarten ver­zichtet werden.

Neben den Hauptanwendungsgebieten wie Web, Druck und Reader bietet das PDF eine Vielzahl weiterer Möglichkeiten, die oft erst über Buttons oder Links in Unterdialogen als Option eingestellt werden können. Hier eine Übersicht:

Schutz

PDFs können mit einem Passwortschutz versehen werden. Es besteht die Möglichkeit Berechtigungen wie Drucken, Kopieren und das Speichern von Bildern zu sperren. Ob es Einschränkungen der Nutzung gibt, erkennt man im Reader in den Eigenschaften (Register „Sicherheit“).

Dokumenteigenschaften

Viele Apps übernehmen bei der Konvertierung automatisch Dokumenteigenschaften wie Titel, Autor und Stichwörter. Dies hilft bei der Dateiverwaltung und unterstützt die Such­maschinenoptimierung. Auch diese Angaben sind im Reader einzusehen.

Barrierefreiheit und Lesezeichen

Ist von „Tags“ oder „tagged PDF“ die Rede, soll das Dokument für die Barrierefreiheit opti­miert werden. Dabei wird die Nutzbarkeit von Screenreadern für blinde oder sehbehinderte Anwender verbessert. Word verwendet dazu auch die Standard-Überschriften. Dadurch werden im PDF zusätzlich Lesezeichen zur Navigation generiert.

Schriften

Manche Apps wandeln ausgefallene Schriftarten in Grafiken bzw. Pfade um. Dadurch kann das speicherintensive Einbetten von Schriftfonts im Web-Kontext vermieden werden. Welche Schriftarten im PDF verwendet werden und ob diese eingebettet sind, zeigen wieder die Eigenschaften im Reader („Schriften“).

ISO-Normen

Neben dem ISO-Standard PDF/X für die Druckvorstufe gibt es auch die Norm PDF/A für die Langzeitarchivierung. Diese Option sollte aber nur bei Anforderung verwendet werden.

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