1. Was möchten Sie mit dem DMS umsetzen (heute und in Zukunft)?
Gute Planung zahlt sich aus – auch bei der Wahl eines Dokumentenmanagement-Systems. Seien Sie sich daher schon vorher im Klaren, was Sie mit dem DMS vorhaben und was Sie alles abdecken möchten.
Erstellen Sie sich beispielsweise eine „Must-Have“- und „Nice-To-Have“-Liste, auf denen Sie sich die Punkte notieren, die Ihr zukünftiges DMS erfüllen soll. Binden Sie auch Ihre Kollegen mit ein, die später das DMS nutzen sollen. Anhand der Listen können Sie sich vom Hersteller demonstrieren lassen, wie er Ihre Wünsche und Anforderungen für das DMS umsetzen kann.
Machen Sie sich Ihre eigene individuelle Checkliste!
So können Sie sicherstellen, dass diese wirklich die Anforderungen Ihres Unternehmens widerspiegelt. Denn oft ist es so, dass Fragenkataloge abgegeben werden, bei denen sofort erkennbar ist, dass es sich dabei um Musterkataloge aus fremder Quelle handelt. Doch so wird der individuelle Charakter des Unternehmens überhaupt nicht berücksichtigt, was dann dazu führt, dass ein DMS perfekt zur Anforderungsliste passt, aber eben nicht zu Ihrem Unternehmen. Achten Sie zudem auch auf die zukünftigen Anforderungen: Wächst das System mit Ihrer Planung?
2. Denken Sie bei Ihrem Wunsch-DMS auch an den Benutzer
Niemand akzeptiert ein System, mit dem er mehr Arbeitsaufwand hat als zuvor. Denken Sie daher bei Ihrem Anforderungskatalog für Ihr Wunsch-DMS stets an die Benutzerfreundlichkeit.
Beispielsweise würden zig Metadaten-Eingabefelder den Benutzer überfordern und so schnell für Unmut sorgen. Besser ist es, wenn das DMS sich nahtlos in die bereits bestehende Arbeitsumgebung der Benutzer integrieren lässt. So gewinnt das DMS mehr an Akzeptanz.
Optimal wäre auch, wenn der Mitarbeiter gar nicht erst merkt, dass er in einem DMS arbeitet.
Wenn dieser auf einmal zur Bearbeitung einer Datei drei Extraschritte durchführen muss, wo er zuvor nur einen Doppelklick gemacht hat, wird er diesen Zusatzaufwand weniger oder vielleicht sogar gar nicht akzeptieren. Daher ist es ratsam, möglichst auf zwingende komplexe Check-In/Check-Out Mechanismen zu verzichten. Lassen sich bei der DMS-Vorführung vom Hersteller zeigen, wie die Benutzer später mit dem System arbeiten. Fragen Sie sich, ob Sie selbst gerne mit dem System arbeiten würden.
3. Lässt sich das System flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen?
Nachdem Sie sich nun Ihre Gedanken gemacht haben, was Ihr zukünftiges DMS alles können soll und wie Sie damit Ihre internen Prozesse verbessern möchten, sollten Sie sich auch von Ihrem Hersteller demonstrieren lassen, wie leicht sich Ihr Wunsch-DMS an genau diese Vorstellung anpassen lässt.
Es ist wichtig, dass das DMS sich an Ihr Unternehmen anpasst und nicht umgekehrt!Prüfen Sie, wie aufwändig die Anpassungen an Ihre Bedürfnisse für ein DMS sind. Hier stecken gerne mal jede Menge verdeckte Kosten. Denn Ihr Hersteller wird Ihnen versprechen, dass alles möglich ist. Er sollte Ihnen dann aber auch genau demonstrieren können, wie die Umsetzung Ihrer Wünsche aussehen wird. So können Sie gleich gegensteuern, wenn es sich um komplexe und damit teure Anpassungen handelt.
4. Binden Sie Key-User bei Ihrer DMS-Planung mit ein
Wenn Sie noch nicht genau wissen sollten, wo das DMS überall zum Einsatz kommen soll und in welcher Form, empfehlen wir Ihnen, Key-User aus den verschiedenen Abteilungen mit in die Planung einzubinden. Finden Sie anhand von konkreten Fragen heraus, bei welchen Vorgängen oder Tätigkeiten sie auf Dokumente warten bzw. diese weitergeben müssen. So wissen Sie, an welchen Stellen der Einsatz eines DMS und somit auch die beschleunigte Verfügbarkeit von digitalen Dokumenten hilfreich ist.
Key-User sind von Anfang an mit eingebunden…und unterstützen Sie auch bei der Akzeptanz eines Dokumentenmanagement-Systems. Dadurch werden sie zu Verbündeten und verbreiten eine wohlwollende Stimmung bezüglich der DMS-Einführung.
5. Holen Sie sich Verbesserungsvorschläge bei Ihren Fachabteilungen ein
Fragen Sie auch in Ihren jeweiligen Fachabteilungen nach deren Vorstellungen und Verbesserungsvorschlägen bezüglich eines DMS. Von ihnen werden Sie möglicherweise mehr hilfreiche Informationen erhalten, als wenn Sie einen externen Berater beauftragen.
6. Liefert Ihr zukünftiger DMS-Hersteller alles aus einer Hand?
Fragen Sie nach, ob wichtige Funktionsbestandteile von Partnerfirmen zugekauft werden müssen oder Sie alles, was Sie benötigen, von Ihrem zukünftigen DMS-Hersteller im eigenen Haus entwickelt wird.
Je mehr Funktionen aus einer Hand angeboten werden, desto mehr Vorteile haben Sie:
- bei Problemen im laufenden Betrieb müssen Sie so nicht mit unterschiedlichen Ansprechpartnern diskutieren, wer nun die Verantwortung für das Dilemma trägt
- die DMS-Funktionen sind meist weitaus besser integriert
- der Hersteller kann besser und flexibler auf Ihre Bedürfnisse eingehen
7. Wie gut lässt sich das DMS in Ihre IT-Umgebung integrieren?
Wenn das System sich nahtlos in Ihre IT-Umgebung integriert, holen Sie den besten Nutzen aus einem DMS heraus!
Achten Sie daher bei der Auswahl Ihres DMS darauf, dass es über ausreichend Schnittstellen zu Ihren Systemen verfügt.
Denn Sie haben sicherlich noch weitaus mehr Systeme in Ihrem Unternehmen im Einsatz, wie die Benutzerverwaltung, den Mailserver, ein ERP- oder Warenwirtschaftssystem usw. Denken Sie dabei auch an Schnittstellen, die es Ihnen ermöglichen, programmtechnisch mit dem System zu reden (Stichwort API) und DMS-Funktionen damit direkt in automatisierte Prozesse „hineinprogrammieren“ zu können.
8. Ist das DMS ergonomisch bedienbar?
Würden Sie mit dem DMS, das Ihnen gerade vom Hersteller demonstriert wird, gerne arbeiten? Macht es Spaß? Wirkt die Bedienung flüssig, selbsterklärend und ergonomisch?
Das DMS soll den Arbeitsalltag erleichtern und nicht erschweren!Machen Sie also den Selbsttest und bedenken Sie dabei: Wenn Ihre Mitarbeiter bei der Nutzung Ihres DMS Schwierigkeiten haben, wird das in Form von Boykottierungen oder Supportfällen wieder auf Sie zurückfallen!
9. Werden rechtliche Vorgaben mit dem System umgesetzt?
Wenn Sie gerade bei der Auswahl einer DMS-Lösung sind, haben Sie sicherlich schon von den rechtlichen Vorgaben gehört bzw. suchen gerade auch deswegen nach einem passenden DMS. Stichworte hierbei sind:
– Revisionssichere Ablage/Archivierung von Handesbriefen und elektronischen Rechnungen
– Entsorgen von Papier-Originalen („Ersetzendes Scannen“
– Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
– Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
– Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
– Usw.
Lassen Sie sich nicht von den Herstellern verwirren!
Hier herrscht teilweise ein unglaublicher Informationsmissstand. Wahrscheinlich können Sie viele Hersteller fragen und Sie erhalten auch dementsprechend unterschiedliche Antworten.
Ein DMS kann für die genannten rechtlichen Vorgaben nicht zertifiziert sein!
Wenn Ihnen ein Hersteller das verspricht, dann meint er höchstens, im Rahmen einer ganz bestimmten Umgebung und bestimmten Bedingungen, also eine konkrete Installation mit den zugehörigen Betriebsanweisungen und Verfahren, nicht aber die Software an sich. Und das ist dann „Marketing“. Daraus schließen können Sie nur, dass eine Zertifizierung Ihrer späteren Installation bei Einsatz dieser Software zumindest möglich ist.
Denn zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben gehört weitaus mehr als nur der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems. Sie müssen beispielsweise eine Verfahrensanweisung für Ihr Unternehmen entwerfen und sicherstellen, dass die vorgegebenen Prozesse diesbezüglich eingehalten werden. Das im Detail zu vermitteln würde den Rahmen dieses Artikels sprengen.
Wichtig: Achten Sie bei der Auswahl des DMS darauf, dass die gewünschten rechtlichen Vorgaben mit dem System umgesetzt werden können – es also grundsätzlich die Vorgaben erfüllt. Lassen Sie sich die Schritte erläutern, die notwendig sind. Dann erfahren Sie auch einiges über die Kompetenz des Herstellers.
10. Kommen Sie jederzeit an Ihre Daten?
Oft eine vernachlässigte Frage, da diese anfangs keine große Rolle zu spielen scheint.
Doch nehmen wir einmal an, Sie stellen nach einiger Zeit fest, dass das von Ihnen eingesetzte DMS nicht mehr ganz Ihren Anforderungen genügt. Wie kommen Sie dann an die mühsam eingepflegten Daten heran? Wie gestaltet sich ein Export und Import in ein anderes System?
Fragen Sie den jeweiligen Hersteller ruhig kritisch danach. Seine Begeisterung wird sich womöglich in Grenzen halten, denn wer redet anfangs schon gerne über eine Exit-Strategie? Lassen Sie sich trotzdem nicht mit nichtigen Antworten abspeisen.
„Das geht dann schon, wenn es notwendig wird…“ kann sie im Ernstfall teuer zu stehen kommen. Lieber wieder vorher genau demonstrieren lassen als hinterher auf die Nase fallen!
Unser Tipp: Es gibt auch einige Open Source Dokumentenmanagement-Systeme am Markt, die unabhängig vom jeweiligen Hersteller sind.
Wir hoffen, dass unsere „Checkliste Dokumentenmanagement“ Ihnen bei Ihrer Auswahl für ein DMS oder eines DMS-Herstellers weitergeholfen hat. Wenn Sie dazu Fragen haben, melden Sie sich gerne bei uns!
Wir stehen Ihnen auch selbstverständlich für alle weiteren Fragen rund um die IT und zu unseren Dienstleistungen zur Verfügung: