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Ordner sind böse: Hohe Kosten bei DMS und Archivsystemen vermeiden und den Nutzwert steigern

In ihrer Dokumentenablage, Ihrem DMS oder Archiv wird mit Ordnern gearbeitet? Verfassen Sie etwa auch Ihre Angebote noch auf Schreibmaschinen oder nutzen Sie dafür schon prozessorientierte Software wie Textverarbeitungen…? Wir zeigen Ihnen,... mehr

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A. R.

Mailstore: Was nicht im Handbuch steht

25.08.2014

Wir haben in unseren Projekten einige Lösungen zusammengetragen, die sich weder aus dem Mailstore-Handbuch noch (zum heutigen Zeitpunkt) aus den Foren beantworten lassen.

Frage: Wo zeigt Mailstore archivierte E-Mails in der "Archivordner"-Struktur an, wenn diese bereits archiviert wurden und danach in einen Unterordner (z.B. "Projekt") verschoben werden und anschließend wieder eine Archivierung stattfindet?

Antwort: Mailstore zeigt die Mails immer in dem Ordner an, in dem sie beim letzten Archivierungsvorgang lagen.

Frage: Ist es sinnvoll, den Ordner "gelöschte Objekte" nicht zu archivieren?

A: Ja, das ist durchaus sinnvoll, da ansonsten archivierte Mails -die vom Anwender aus dem Posteingang gelöscht wurden- in der Archivordner-Struktur nur unter "gelöschte Objekte" und nicht im Posteingang gefunden werden. Ebenso ist in den Eigenschaften der E-Mail im Mailstore Archiv der Ordner "gelöschte Objekte" zugeordnet.

Frage: Wird eine aus Mailstore wiederhergestellte Mail als neues und damit zu archivierendes Objekt behandelt?

Antwort: Ja. Eine wiederhergestellte Mail, auch wenn sie im Originalordner wiederhergestellt wird, ist für Mailstore ein neues Objekt.

Frage:  Kann Mailstore Kategorisierungen von Mails archivieren und danach suchen?

Antwort: Nein, da Mailstore E-Mails als MIME-Objekt abruft und Kategorien Outlook-spezifische lokale Eigenschaften sind (und damit kein Bestandteil der jeweiligen E-Mail), werden  Kategorien nicht archiviert.

Frage: Werden Outlook-Ordner in Mailstore immer archiviert, auch wenn in diesem Ordner keine archivierten Mails vorhanden sind?

Antwort: Nein, Ordner werden nur archiviert, wenn zum Zeitpunkt der Archivierung mindestens ein Objekt in diesem Ordner liegt. Allerdings bleibt der Ordner erhalten, auch wenn das Objekt aus diesem Ordner zu einem späteren Zeitpunkt verschoben wird und der Ordner dann leer ist.

Haben Sie weitere Fragen zum Betrieb von Mailstore? Profitieren Sie von unserer Projekterfahrung - sprechen Sie uns an!

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