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Ordner sind böse: Hohe Kosten bei DMS und Archivsystemen vermeiden und den Nutzwert steigern

09.10.2018

In ihrer Dokumentenablage, Ihrem DMS oder Archiv wird mit Ordnern gearbeitet? Verfassen Sie etwa auch Ihre Angebote noch auf Schreibmaschinen oder nutzen Sie dafür schon prozessorientierte Software wie Textverarbeitungen…? Wir zeigen Ihnen, wie Sie massenweise Zeit und Geld sparen können, in dem Sie ihre Ablagekonzepte ins digitale Zeitalter überführen.

Suchen: Was ist einfacher als Wo

Es ist viel einfacher, sich zu erinnern, was etwas ist, als wo etwas ist. Denken Sie einen Moment darüber nach! Das Wissen um das was steht immer am Anfang, der Ablageort ist eigentlich die Abstraktion. Wenn Sie nicht wüssten, was etwas ist und worum es darin geht, würden sie es ja gar nicht suchen ;-)!

Es ist halt nur ein geübtes Verfahren, etwas in einen Ordner abzulegen, weil man früher mit Papier keine andere Möglichkeit hatte. Aber das ist weder zeitgemäß, noch rationell, noch rational ;-), wie wir Ihnen in unserem Artikel zeigen werden!

Anbieter von DMS- und Archivsystemen werben teilweise direkt damit, dass Sie darin Ordner nutzen wie früher mit Papier. Das ist, als wenn Autohersteller damit werben, dass Sie Pferde vor die Autos spannen können… jede Menge "witzige" Erlebnisse, komische Zustände, langsame Reisen und hohe Kosten sind die Folge. Stattdessen sollten Sie lieber aufs Gas treten und die Digitalisierung konsequent betreiben.

Wie in den guten alten Zeiten: Die Ordner-Analogie

Nehmen wir als Beispiel die Rechnungsablage. Hier muss ein Zugriff nach unterschiedlichen Ordnungskriterien möglich sein, was zu Papierzeiten die Ablage mehrerer Kopien eines Dokuments erforderte. Kopien nach Lieferant, Monat/Jahr, Projekt/Auftrag, Leistendem Mitarbeiter, Leistungsjahr und so weiter wurden in separaten Ordnern abgelegt, mit entsprechend hohen Prozesskosten.

Als weiteres Beispiel betrachten wir Projektdokumente: Verträge, inhaltlich-fachliche Dokumente, Stundenzettel, Reisekosten, Rechnungen, Protokolle, Pläne, Zeichnungen, Ergebnisse… und die Abteilungen benötigen jeweils ihre eigens strukturierte Sicht auf diese Dokumente. Die Fachabteilung nach Projekt / Thema, der Vertrieb nach Kunde, Angebot, Vertrag, Rechnung. Die Buchhaltung benötigt die Rechnungen über alle Projekte nach Monaten und Kunden. Und so weiter. Und so legt jede Abteilung Kopien in eine Ordnerstruktur, die ihrer alltäglichen Sichtweise bzw. Struktur entspricht.

Und nun beachten Sie bitte, das es sich bei Projektdokumenten im Gegensatz zu Rechnungen um "lebende" Dokumente handelt, die noch bearbeitet werden - jeder Nutzer arbeitet mal gerade an der Kopie, die er nach seiner fachlichen Sichtweise zuerst findet. Neue Fassungen müssten an alle Speicherorte verteilt werden. Und am Ende streiten sich doch alle, wer die "einzig wahre" aktuelle Fassung hat!

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Festhalten an Ordnern verursacht viel Mehraufwand - und löst nicht das Problem

In vielen DMS- und Archiv-Projekten wird das genau so digital umgesetzt. Und stellt man diese unterschiedlichen Ablagestrukturen nicht zentral bereit, fangen die Mitarbeiter an, sich ihre eigenen Kopien selbst nach ihrer benötigten Ordnung abzulegen, um Dokumente schnell zu finden - mit fatalen Folgen für die Datensicherheit und das ganze DMS-Projekt konterkarierend.

Als letzte Steigerung überlegen Sie bitte, was passiert, wenn nach 2-3 Jahren eine Fachabteilung kommt und ein oder zwei weitere, zusätzliche Ordnerstrukturen für den Zugriff fordert, um den Dokumentenbestand nach neuen Gesichtspunkten betrachten zu können.

Wie wir noch sehen werden, betreiben wir hier durch Festhalten an  einer in der IT völlig überflüssigen Metapher - dem schlechten alten Leitz-Ordner - ein vielfaches des eigentlich erforderlichen Aufwands und erreichen trotzdem keine wirklich befriedigende Lösung.

Im rein technisch orientierten Dateisystem, in dem man früher seine Dokumente ablegte, gab es zu Anfang keine andere Möglichkeit, als diese Ordner-Analogie weiter zu nutzen. Doch mit Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen und digitalen Archiven wurde diese Ordner-Metapher weitergeführt und übernommen. Warum ist nicht so ganz klar - böse Zungen behaupten, aus Marketing-Gründen, denn Ordner kannte ja jeder. Wenn das gleiche bei Textverarbeitung passiert wäre, würden wir analog mit einem grafischen TipEx-Pinsel auf dem Monitor hantieren und müssten den Text bei Einfügungen von Hand neu umbrechen!

Links statt Kopien: überflüssige Doppelverwaltung

In vielen DMS ist eine Art "Notlösung" für das Aktualisierungsproblem bei der Ablage von Dokumenten in mehrereOrdnerhierarchien implementiert: der "Link". Hier wird nicht das Dokument in zusätzliche Ordnerstrukturen kopiert, sondern in diesen weiteren Ordnerstrukturen nur jeweils ein "Link" auf das Dokument erstellt, der den Zugriff auf das Dokument an seinem "eigentlichen" Speicherort ermöglicht und so die konkurrierende Änderung unterschiedlicher Kopien verhindert.

Problem hier - welches ist der "eigentliche" Speicherort? Das wird jeder Mitarbeiter aus seiner Abteilungssicht anders sehen. Die Wahrheit ist - alle haben recht und die Erkenntnis dämmert so langsam: Das Konzept des "Ablageortes" / "Ordners" ist an sich bereits sinnlos und überflüssig, wie Sie noch sehen werden. Lesen Sie einfach weiter. Ein "Ordner" suggeriert "Ordnung" - in der IT aber bewirkt er genau das Gegenteil: Konkurrierende Ordnungen, Verwirrung und Aufwandsvervielfachung.


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Volltextsuche ist nicht das Allheilmittel

Oft hört man, in einem DMS bzw. Archiv sei diese mehrfache Ablage nicht erforderlich, da man ja suchen könne. Auch wenn zumindest Windows bereits seit vielen Jahren eine schnelle Volltextsuche beinhaltet, so kennt kaum jemand deren Möglichkeiten. Und die reine Volltextsuche in einem Archiv löst das Problem auch nicht wirklich, denn auch die Erinnerung an konkrete Begriffe, die ein GENAUES Auffinden des gesuchten Dokumentes ermöglichen würden und nicht einfach eine längere Liste liefern, in der man dann wieder durch Ansehen der Inhalte herausfinden muss, welches das gesuchte Dokument ist, ist meist gar nicht so einfach. Wer in Outlook mal versucht hat, auf diesem Wege gezielt eine Mail wieder zu finden, kennt das Problem: eine solche Volltextsuche ist immer potentiell unscharf und enthält nicht alle oder zu viele Dokumente.

Neu im Spiel: Metadaten!

Um das Ordnungs- und Suchproblem zu lösen, müssen Metadaten ("Ordnungsdaten" zu den Dokumenten) an die abgelegten Dokumente vergeben werden, über welche eine Klassifikation der Dokumente und die Zuordnung von später exakt filterbaren bzw. suchbaren "Eigenschaften" erfolgt. Beispiele hierfür sind der Dokumententyp, wie "Rechnung", "Angebot", "Lieferschein" sowie typische Suchkriterien wie "Rechnungsnummer", "Projektnummer" und so weiter.

In klassischen DMS und Archiv-Lösungen sind diese Informationen zusätzlich zur Ablage in einen bestimmten Ordner erforderlich.

Automatisierung der Ordner-Ablage über Metadaten

Oft lässt sich die Ablage in einen Ordner aber durch die bei der Speicherung angegebenen Metadaten automatisiert steuern, indem Regeln hinterlegt werden, welche Metadaten zur Ablage in welche - auch gerade mehrere! - Ordnerstrukturen führen sollen, entweder als Kopien oder - siehe oben - als Links.

Es stellt sich hier die Frage, wozu die Ordner dann eigentlich noch benötigt werden, wenn doch alle Strukturinformationen bereits in den Metadaten steckt: sie machen das ganze nur unnötig kompliziert. Dies ist ein klassischer Fall von "nicht zu Ende gedacht" bzw. "wie man ein totes Pferd reitet" - und die eigentlichen Möglichkeiten der IT werden so nicht sinnvoll genutzt. Und betrachtet man dann noch die Vergabe von Zugriffsrechten, beginnt der Wahnsinn erst so richtig…

Ablegen: Was ist einfacher als Wo - auch hier.

Das Schöne an den Metadaten: die hat jeder, der ein Dokument erstellt, ohnehin im Kopf - denn genau danach entscheidet er ja, wohin er das Dokument ablegt! Wenn er die Metadaten nicht kannte, könnte er auch nicht ablegen! Nun überlegen Sie einmal: Was ist noch einfacher, als aufgrund der bekannten Metadaten (die dazu noch oft im Dateinamen "kodiert" werden) zu entscheiden, wohin ein Dokument gelegt werden soll….? Richtig, einfach direkt nur die Metadaten anzugeben! Da muss man allerdings erstmal drauf kommen ;-)… und ein System haben, dass auf "Ordner" verzichtet.

Die Rechtevergabe ist im Ordner-Modell in der Praxis völlig unverwaltbar

Als letzten Aspekt betrachten wir die Vergabe von Zugriffsrechten. In der "Ordnerwelt" - ob im Dateisystem oder in DMS undArchiven - werden Rechte auf Ordner vergeben, also auf die Ablageorte, nicht auf die Dokumente. Und vor allem nicht auf Dokumententypen oder -Klassen.

Auf ein Dokument zugreifen darf dann, wer Rechte auf den entsprechenden Ordner hat. Das bedeutet, dass die Ebene der Rechteadministration komplett getrennt von der inhaltlichen Ebene der Dokumente und der Sicht der Fachabteilungen eine administrative Aufgabe ist. Sie beschäftigt einen teuren Admin tagtäglich.

Für jeden Ordner müssen separate Rechte vergeben werden, wenn man das Thema ernst nimmt - und das nicht nur für z.B. einen Projektordner an sich, sondern darin auf Unterordner für die Projektrechnungen, die nur der Projektleiter sehen darf und so weiter.

Auf die Rechnungsordner der Finanzbuchhaltung, in denen Kopien (oder Links) auf die Rechnungen liegen, müssen ebenfalls Rechte vergeben werden. Und auf die Kopien in der Ordnungsstruktur der Kundenbetreuung auch. Und so weiter. Für jedes Projekt, jeden Kundenordner, jeden Monatsordner…

Und dann wechselt ein Mitarbeiter, oder es soll ein externer Berater bestimmte Dokumente aller Projekte sehen, aber nicht die Rechnungen, und der Prüfer vom Finanzamt soll nur die Rechnungen ab 2014 sehen… viel Spaß!

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Zugriffsschutz wird im Ergebnis oft überhaupt nicht umgesetzt

In der Praxis führt diese Aufwandsproblematik dazu, dass überhaupt keine Zugriffsrechte umgesetzt werden und praktisch jeder alles sehen und ändern darf, weil der Aufwand dafür im Ordnermodell schlicht unbezahlbar ist.

Wer von Ihnen hat im Dateisystem umgesetzt, das jeder Mitarbeiter nur die Dokumente der Projekte sehen darf, an denen er mitarbeitet - und der Projektleiter auch noch die Rechnungen zum Projekt? Aber fertige, an den Kunden übergebene Dokumente nicht mehr verändert werden können? Nein? Haben Sie nicht…? Fehleranfälligkeit, Probleme mit Geheimhaltung, Datensicherheit und Datenschutz / Compliance sind u.U. die Folge.

Dynamische Ansichten auf Basis von Metadaten

Dabei ist die Lösung so einfach: Alle Strukturinformation steckt doch bereits in den wesentlichen Metadaten der Dokumente. Man benötigt nur ein System, dass beliebige Ansichten auf Basis der Metadaten der Dokumente ermöglicht. Und schon ist man nicht nur alle Ordner und ihre Probleme los, sondern kann auch jederzeit nach Belieben neue Ansichten und Ordnungshierarchien definieren, die sich auch noch selbst aktualisieren - einfach auf Basis der Metadaten, die an die Dokumente vergeben werden.

Jede Abteilungssichtweise kann so hergestellt (und laufend an den aktuellen Bedarf angepasst) werden, ohne einen einzigen Ordner einzurichten. Keine Kopien müssen abgelegt und keine Links in parallele Ordnerstrukturen angelegt werden. Keine Scripte für automatische Ablage in verschiedene Ordnerhierarchien müssen erstellt oder gepflegt werden.

Sie nutzen endlich die Möglichkeiten des Computers, Inhalte dynamisch darzustellen - aufgrund von Datenbankinhalten.  Das ist wie ein Leitzordner, der immer genau das enthält, was Sie sich gerade wünschen. Sie beschriften einfach nur das Etikett, und der Ordner füllt sich automatisch immer aktuell mit allen passenden Inhalten!

Automatisierte Rechtevergabe auf Basis von Metadaten

Noch eklatanter wird der Vorteil, wenn auch noch die Rechtevergabe an die Metadaten gekoppelt ist und daraus nach einfachen, klaren Regeln automatisch erfolgt. Statt einem Administrator zu erklären, was er für jeden Ordner neu wieder von Hand konfigurieren bzw. anpassen soll (oder bei neuen Anforderungen für 18.345 Ordner, bitte in 30 min), sagen Sie dem System einfach die fachliche Logik für die erlaubten Zugriffe.

Ein paar Beispiele:

  • Projektleiter dürfen zusätzlich alle Rechnungen ihrer Projekte sehen.

  • Projektmitarbeiter dürfen alle fachlichen Dokumente aller Projekte sehen an denen Sie mitarbeiten.

  • Die Kundenbetreuung darf alle Projektberichte aller Projekte sehen.

  • Buchhalter dürfen alle Rechnungen sehen.

  • Vertriebsmitarbeiter dürfen alle Angebote und Rechnungen sehen.

  • Buchprüfer dürfen nur die Rechnungen des zu prüfenden Zeitraums sehen.

  • Nur Mitarbeiter der betroffenen Fachabteilung dürfen eine Rechnung Freigeben.

  • Niemand darf archivierte Dokumente nachträglich verändern.

Mit diesen 8 Regeln ersetzen Sie buchstäblich tausende von manuellen Rechtekonfigurationen in einem ordnerbasierten Ablagesystem - und alles passt sich auch noch dynamisch an, wenn neue Mitarbeiter oder Projekte hinzukommen.

Weil nicht konkrete einzelne Rechte auf einzelne konkrete Ordner konfiguriert werden, sondern inhaltsbasierte fachliche Regeln für den Zugriff auf die Dokumente. Denn jedes Dokument "weiß" ja, von welchem Typ es ist, wann es erstellt wurde und zu welchem Projekt es gehört - das sind einfache, grundlegende Metadaten, die bei der Speicherung sowieso anfallen, siehe oben.

Dokumente nicht nachgelagert archivieren….

Ein häufiger Grundfehler bei der Einführung neuer Dokumenten-Ablagelösungen besteht darin, dass nicht der gesamte Workflow bzw. Prozess betrachtet wird, sondern aus Sicht von Bürostrukturen aus den 80ern des letzten Jahrhunderts nur ein (abteilungsspezifischer) "fachlicher" Teilaspekt. Ein Auswuchs dieser partitionierten, unvollständigen Sichtweise ist das "Archivierungssystem".

Formulieren wir die Erwartungshaltung der Compliance-Abteilung an die produktiven Mitarbeiter einmal etwas spitz:

"Wenn Ihr Eure Dokumente nicht mehr für die eigentliche Arbeit braucht, müsst Ihr sie bitte aus rein formalen Gründen, die Euch nichts bringen, ein einer komplexen Struktur ablegen, deren Organisation nichts mit Eurer täglichen Arbeit zu tun hat, und bitte korrekte Stichworte vergeben. Der erhebliche unproduktive Zusatzaufwand ist aus Compliance-Gründen leider erforderlich." Natürlich wird der umsatzabhängig bezahlte Vertriebsmitarbeiter dieser Verpflichtung mit großer Begeisterung und immer sehr gewissenhaft nachkommen ;-)…

…. sondern gleich im Kontext erstellen!

DMS und Archiv müssen aus einem Guss sein, um diese Zusatzaufwände zu vermeiden. Denn alle wesentlichen Struktur- und auch Retention-Informationen liegen bereits bei erstmaliger Speicherung eines Dokumentes fest und ergeben sich aus den zu diesem Zeitpunkt am besten bekannten Metadaten, die sowieso anfallen.

Der DMS-Aspekt der Lösung verwaltet den Lebenszyklus des Dokumentes von der Idee über Diskussion, Versionierung, Genehmigung bis zur Fertigstellung - der Archiv-Aspekt kümmert sich dann um die rechtssichere Aufbewahrung der endgültigen Dokumente, die im Geschäftsprozess Verwendung gefunden haben.

Und dies - wenn der Systembruch vermieden wird - vollautomatisch aufgrund der Metadaten, die bei der erstmaligen Anlage der ersten Version sowieso angefallen sind.

Alles andere ist am Ende - mal abgesehen von aller technischen Diskussion - genau eines: viel zu teuer.

In diesem Sinne - lassen Sie uns zusammen Geld sparen und rufen Sie uns gerne jederzeit an!

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