Dokumente, E-Mails, DMS, Archiv & Workflow: Durchgängige Prozesse schaffen

IT-Wissen | Posted by SYMPLASSON | 19 November 2018
Dokumente, E-Mails, DMS, Archiv & Workflow: Durchgängige Prozesse schaffen

Angesichts der Anforderungen durch die Digitalisierung wird es immer wichtiger, schlanke und vor allem durchgehend digitale Prozesse durch alle Stufen der Wertschöpfung im Unternehmen zu etablieren. Brüche zwischen Einzellösungen erhöhen den Arbeitsaufwand und verhindern die Schnelligkeit und Transparenz, die immer mehr zum Wettbewerbskriterium wird. Dies gilt - neben den eigentlichen operativen Anwendungen wir ERP, CRM etc. - insbesondere auch für den Bereich der unstrukturierten Informationen: Dokumente, Belege, Dateien aller Art.

Dokumente im Unternehmen: Elemente der Prozesskette

Dokumente - Office-Dokumente, Emails, Rechnungen etc. - werden erstellt oder erfasst, abgelegt, bearbeitet, versioniert, ausgetauscht, abgestimmt, genehmigt, unterzeichnet, versandt, nachverfolgt und letztlich archiviert. Eingehende Dokumente erreichen das Unternehmen auf Papier oder elektronisch in verschiedenen Formaten.

Zum Einsatz kommen dafür Office-Anwendungen, Mailprogramme, Mailserver, das Dateisystem, Dokumentenmanagementsysteme, CRM-Anwendungen, Web-Portale, Workflow-Systeme, Drucker (Ja, immer noch!), Mail- und Dokumenten-Archivsysteme. Jedes beteiligte System hat dabei seine eigene Logik, Dokumente abzulegen und zu organisieren.

Informationen über den Inhalt und die logische Zugehörigkeit von Dokumenten zu Vorgängen, Kunden, Projekten etc. werden jeweils unterschiedlich oder auch gar nicht mitgeführt und müssen immer wieder neu erfasst werden. So entsteht für die Organisation der Ablage, die Versionsverwaltung, das Auffinden und die Bearbeitung im Team oft hohe Aufwände im Unternehmen, verbunden mit einer recht hohen Fehlerwahrscheinlichkeit.

Kontextbezogene Erstellung von Dokumenten und E-Mails

Informationen sollten im Unternehmen nur einmal erfasst werden. Dazu gehören insbesondere auch Metadaten, also Informationen über Dokumente - deren Typ, Vorgangszugehörigkeit, Projekt- und Kundenzuordnung und so weiter.

Und dies geschieht am besten an der Stelle, wo diese Informationen zuerst anfallen und bekannt sind. Also zum Beispiel bei der Erstanlage eines Dokuments, nicht erst später in der weiteren Verarbeitung. Am einfachsten gelingt dies durch die Erstellung von Dokumenten aus dem fachlichen Kontext, aus der Akte, dem Vorgang, dem Projekt, so dass diese Informationen sich automatisch ergeben, und nicht erst bei Speicherung vom Mitarbeiter erst mühsam eingetippt bzw. ausgewählt werden müssen ("Wo lege ich das Angebot jetzt ab, wie muss ich den Namen aufbauen" und ähnliche "Krücken" aus alter Zeit).

Beim Weiterreichen durch die Systeme der Prozesskette sollten diese Informationen nicht verloren gehen und nicht noch einmal erfasst werden müssen, so dass diese am Ende auch für die korrekte Archivierung zur Verfügung stehen und nicht beim Eingang in ein Archivsystem noch einmal neu vergeben werden müssen.

Integration mit operativen Systemen zur Zuordnung von Metadaten

Strukturinformationen, die im Unternehmen bereits vorhanden sind - meinst in operativen Anwendungen wie ERP, Warenwirtschaft, CRM, Vorgangsverfolgung, Projektmanagement, Buchhaltung etc. - sollten hierfür genutzt werden können, indem sie den unstrukturierten Dokumenten als Ordnungskriterien zugeordnet werden.

Die altmodische Ablage von Dokumenten in Verzeichnisstrukturen im Dateisystem eines Servers leistet keine vergleichbare Einordnungs- und Wiederauffindbarkeit von Dokumenten aus verschiedenen fachlichen Blickrichtungen, da Dokumente natürlich nur an einer Stelle im Dateisystem liegen können und jede Verzeichnisstruktur immer nur den Zugriffspfad einer einzigen Fachabteilung abbilden kann.

Berechtigungen auf Dokumente sicher automatisieren

Idealerweise regeln sich über diese Strukturinformationen zu einem Dokument auch gleich noch die Berechtigungen, so dass aus dem Kontext automatisch klar ist, wer ein Dokument sehen und bearbeiten darf - bis hin zum externen Partner oder Kunden.

Dies sollte nicht wie früher durch einen Admin auf separater technische Ebene (z.B. Rechte auf Verzeichnisse eines Dateiservers) erfolgen müssen. In der Praxis ist dies nämlich so aufwändig, dass es oft nur rudimentär erfolgt oder gleich gänzlich unterbleibt. Auf jeden Fall lässt sich eine prozessorientierte Rechtevergabe auf einzelne Dokumente mit diesen Verfahren überhaupt nicht abbilden. Mit entsprechend negativen Folgen für Datenschutz und -Sicherheit - und das im Zeitalter der DSGVO..

Digitale Akten, die sich selbst pflegen

Ein Dokument sollte idealerweise an verschiedenen Stellen gleichzeitig zu finden sein, eine Rechnung zum Beispiel im Rechnungsordner nach Datum, nach Lieferanten, aber auch im Ordner zum Auftrag oder Vorgang sowie ggfs. zu einem Mitarbeiter, Fahrzeug, Inventarakte oder Projekt. Dies manuell vorzunehmen, wie in alten Zeiten durch Fotokopien und Leitz-Ordner, ist viel zu arbeitsaufwendig.

Ein ideales Ablagesystem ermöglicht dies durch den Verzicht auf "Ordner": stattdessen werden beliebige dynamische Sichten einrichtet, die automatisch alle Dokumente anzeigen, die mit den entsprechenden Metadaten versehen wurden. Es wird also nicht mehr irgendwo "hinein" abgelegt, die Dokumente werden einfach nur noch mit den aus dem führenden System stammenden Ordnungskriterien markiert (Metadaten, siehe oben!), und alle benötigten Akten pflegen sich automatisch selbst.

Auch nachträglich lassen sich so neue Akten einrichten, ohne ein einziges Dokument anfassen oder neu ablegen zu müssen - einfach durch Einrichtung neuer Anzeigekriterien auf Basis der Metadaten. Und über diese Filter und automatisch vergebenen Rechte (siehe oben) lassen sich natürlich auch Ansichten für Kunden erzeugen, die in entsprechende Serviceportale eingebunden werden und die gleichfalls in "Echtzeit" immer aktuell sind, ohne dass ein Benutzer etwas tun muss.

Dokumente im Team erstellen & genehmigen

Die Erstellung von Dokumenten erfolgt oft im Team. Die dabei entstehenden Dokumenten-Versionen sollen häufig vorgehalten werden, ein Dokument wird meist auch mehrfach zwischen den Beteiligten ausgetauscht, kommentiert, und weiter bearbeitet.

Idealerweise bleibt dabei immer der Kontext, also die "Akte" oder der Vorgang, erhalten, so dass der Mitarbeiter nicht bei einem eintreffenden Arbeitsvorgang jedes Mal die zur Bearbeitung nötigen Informationen an verschiedenen Stellen im Dateisystem oder Mailsystem wieder zusammensuchen muss. Es sollte möglich sein, Vorgänge zusammen zu halten und im Workflow weiterzugeben, nicht nur einzelne Dokumente.

Auch eine Beteiligung externer Benutzer - Kunden! - an den Workflows sollte sicher und ohne großen Aufwand möglich sein: denn jedes Dokument, das per Email isoliert versandt wird, verliert den Vorgangskontext und muss beim erneuten Eintreffen manuell neu zugeordnet werden.

Rechtssichere Ablage von Dokumenten, E-Mails und Belegen

Wesentliche Statusänderungen, z.B. die endgültige Genehmigung, Rechnungsprüfung etc., sollten vom System sicher dokumentiert werden können. Mittels "Archivierungsstatus" sollte ein Dokument sicher "eingefroren" werden können, damit ist dann eine rechtssichere Archivierung wie vom Gesetzgeber gefordert realisierbar. Umfasst ein System all dieses Aspekte des Dokumentenlebens, werden manuelle Aufwände minimiert, weil der Kontext für ein Dokument stets erhalten bleibt und es sich aufgrund der Metadaten selbst verwaltet, ablegt und für den einstellten Zeitraum archiviert.


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Alexander Rubinstein

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