10 gute Gründe für ein Dokumentenmanagement-System

Admin-Tipps | Posted by SYMPLASSON | 06 Juli 2018
Der virtuelle PC für sicheres Surfen: Browser in a Box


Mitarbeiter haben es in der heutigen Zeit mit einer großen Anzahl von verschiedenen Dokumenten zu tun: Briefe oder Verträge in Papierform, PDFs und elektronischen Dokumenten, sowie Dateien oder Emails. Doch die Suche nach wichtigen Informationen wird immer schwieriger, da die Dokumente meist an den verschiedensten Orten abgelegt werden. Die Einführung eines DMS kann überlasteten Mitarbeitern helfen, die täglichen Herausforderungen in den Griff zu bekommen.


Daher zeigen wir Ihnen heute anhand von 10 Gründen, was Sie mit einem DMS erreichen können.
 

Gründe, DMS, Dokumentenmanagement, Mitarbeiter, Dokumente, Dateien, Emails, Archiv, Datenchaos, Akten, Ordner    Sie beherrschen das Datenchaos – und nicht andersherum 

 Behalten Sie den Überblick bei der immer größer werdenden Informationsflut! Alle Dokumente und Dateien, die Sie oder Ihr Mitarbeiter zur besseren Erledigung der Aufgaben benötigt, können Sie ab nun an gebündelt im Dokumentenmanagement-System ablegen und wiederfinden. Die Mails auf dem Mailserver, die Kundendokumente im CRM, die Skizzen auf dem Server und Bilder auf dem lokalen Speicher beim Marketing - dutzende Einzelprogramme für Daten- und Dokumententypen gehören der Vergangenheit an. Das DMS bietet eine Oberfläche für den gesamten Datenbestand und das sorgt nicht nur für Komfort, sondern vermeidet auch Redundanzen und lässt den alten Papier-Aktenordner verschwinden.

Informationen schnell und einfach finden  Gründe, DMS, Dokumentenmanagement, Mitarbeiter, Dokumente, Dateien, Emails, Archiv, Datenchaos, Akten, Ordner

Wussten Sie, dass 67% der Büroangestellten relativ viel Zeit damit verbringen nach bestimmten Dateien zu suchen? 
Schuld daran sind beispielsweise verwirrende Ordnerstrukturen, die schlechte und unsystematische Benennung der Dateien und vieles mehr. Investieren Sie Ihre Zeit in wertvollere Aufgaben! Durch die Indexierung, Verschlagwortung und Möglichkeiten wie eine Volltextsuche reduziert ein DMS ihre Suchzeit auf ein Minimum. Übrigens: Die Motivation des Personals steigt auch wieder nach einer Investition in zeitgemäße DMS-Software ;-)

Behalten Sie den Überblick über Ihren Datenstand

Alle Dateien fließen durch das Dokumentenmanagement-System an einem Ort zusammen. Dadurch entstehen neue Möglichkeiten, wie Sie mit Ihren Informationen umgehen können. Zum Beispiel geben Ihnen konfigurierbare Dashboards (zum Beispiel ein Kundendashboard) eine Übersicht über Ihren Datenstand und die Informationslage. Mit einem Klick erhalten Sie alle abgelegten Dokumente und Daten zu Ihren Kunden - egal von welcher Quelle die Dateien stammen.

Gründe, DMS, Dokumentenmanagement, Mitarbeiter, Dokumente, Dateien, Emails, Archiv, Datenchaos, Akten, Ordner  Auf Dokumente von Überall zugreifen 

Über die Browser-Oberfläche gelangen Sie an Ihre Daten und Dokumente. So können Sie auf das Installieren zusätzlicher Software verzichten und prinzipiell von jedem Desktop-Rechner auf das DMS zugreifen, egal ob Sie nun im Homeoffice, im Unternehmen, unterwegs oder bei einem Kunden vor Ort sind. Die Digitalisierung eröffnet neue Möglichkeiten, flexibler zu arbeiten als je zuvor.

Gesetzliche Richtlinien einhalten 

Für die Archivierung und Wiederfindbarkeit von Dokumenten gibt es klare Richtlinien. Und mit der GoBD ist das mehr denn je klar. Behörden beispielsweise akzeptieren Belege in elektronischer Form und empfehlen das sogar ausdrücklich. Wichtig ist, dass die Unterlagen nach GoBD-Grundsätzen gescannt und gespeichert werden. So dürfen Dateien z.B. nicht technisch verändert werden und einzeln erstellte Dokumente müssen auch einzeln abrufbar sein.
Revisionssicher muss die Ablage der Originaldokumente ebenfalls sein. Wie genau lässt sich das sicherstellen?   Gründe, DMS, Dokumentenmanagement, Mitarbeiter, Dokumente, Dateien, Emails, Archiv, Datenchaos, Akten, Ordner, Rechte, Richtlinien
Ein gutes DMS bietet hierfür eine Lösung an. Allerdings ist an dieser Stelle zu erwähnen, dass es keine revisionssichere Out-Of-The-Box-Standardlösung gibt. Es gibt keine Software-Lösung, die durch bloße Installation Revisionssicherheit herstellt. Es gehört immer noch mindestens eine entsprechende Konfiguration sowie die individuelle Verfahrensdokumentation dazu, mit der Sie genau beschreiben, wie Ihre Archivierungsprozesse ablaufen. Im Idealfall hat der DMS-Anbieter unabhängig prüfen lassen, dass sein System in der Lage ist, gesetzeskonform zu archivieren. 

Auch in Bezug auf die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) kann Ihnen ein DMS helfen. Zum Beispiel,  indem es Ihnen die Suche nach allen personenbezogenen Daten ermöglicht, die Sie  auf Aufforderung hin löschen müssen. Oder indem Sie Prozesse und Aufgaben als  Wiedervorlagen anlegen, die Ihren Mitarbeitern vorgeben, wie bestimmte Anfragen  oder Aufforderungen gesetzeskonform zu bearbeiten sind. 

 

Für eine bessere Zusammenarbeit

Die Kommunikation in Ihrem Team ist alles - und diese geschieht integriert an dem Ort, wo die Informationen in Form von Dokumenten gespeichert sind: in Ihrem DMS.
Stellen Sie sich vor, dass vom Vertrieb, über die Projektplanung, die Beschaffung bis zum Lieferanten und Kunden alle relevanten Personen sicheren Zugriff auf dieselben Dokumente haben. Egal ob über eine Desktopanwendung, einen Webservice oder eine App. Das ist eine Eigenschaft, die auch Projekte zukünftig vernetzter und effizienter werden lässt und so eine Zusammenarbeit in Ihrem Team verbessern kann. Sie werden über alle Änderungen und neuen Dokumenten in Ihrem Bereich informiert und haben oft sogar ein Notiz- oder Kommentarfunktion in Ihrem Dokumentenmanagement-System integriert, um den Austausch noch besser und einfacher zu machen. Sie hinterlassen einfach Kommentare oder Anweisungen oder antworten auf Notizen von Kollegen.

Was aber tun, wenn Sie auch externe Personen im Team haben, die keinen direkten Zugriff auf Ihr DMS haben sollen? Auch hierfür gibt es DMS-Lösungen, in denen Sie mit einem Klick das Dokument in einen Datenraum verlinken können, der auch für externe Mitarbeiter zugänglich ist. Schneller und bequemer geht es nicht. Und es ist bedeutend sicherer als eine externe Dropbox-Lösung ;).

Geschäftsprozesse fördern durch Automatisierung

Automatisierung ergibt dann Sinn, wenn Geschäftsprozesse dadurch schneller laufen. Beispielweise könnten Sie die Rechnungsprüfung nahezu vollständig oder auch nur teilweise automatisch erledigen lassen. Je nach der zu bewältigenden Menge an Rechnungen, die in Ihrem Unternehmen anfallen. Der höchsten Grad der Automation bei einer eingehenden Papierrechnung haben Sie dann erreicht, wenn die Rechnung nur noch manuell eingescannt werden muss und der Rest von Ihrem Dokumentenmanagement-System erledigt wird. Nach dem Scan wird die Rechnung vom DMS erfasst und die Daten rechnerisch geprüft und gegen eine Bestellung und die Stammdaten des Lieferanten im ERP-System abgeglichen. Ist alles korrekt, wird die Rechnung revisionssicher abgelegt und eine Zahlung ausgelöst, die die Skontofrist berücksichtigt.

Hohe Datensicherheit

Dokumente in Papierform gibt es möglicherweise nur einmal. Durch Backup und Sicherheitskopien sind Ihre Dateien dagegen mehrfach geschützt und so auch gegen Feuer- und Wasserschäden oder Einbrüche sicher. Durch die Vergabe von Zugriffsrechten sieht nur noch der Informationen, der dazu auch berechtigt ist. Wenn Sie also ein DMS einsetzen, dann sollten Sie die Zugriffsrechte klar regeln. Grundsätzlich ist auch eine Cloud-Lösung denkbar, innerhalb derer Sie den Server und Speicherplatz extern betreiben lassen. Gerade dann sollten Sie aber genau prüfen, ob der Cloud-Anbieter vertrauenswürdig ist und wie die Dokumente gegen unberechtigten Zugriff geschützt sind.


Ein System, dass Fehler verzeiht

Einmal nicht aufgepasst, und schnell ist ein wichtiges Dokument gelöscht, überschrieben oder im Inhalt verändert. Eine Datei auf einen älteren Stand zurücksetzen oder wiederherstellen zu können, ist in dieser Situation Gold wert. Eine Datei aus Versehen in den falschen Ordner kopiert? Und jetzt finden Sie sie nicht mehr? Mit der erweiterten Suchfunktion eines DMS kein Problem. Ein Dokumentenmanagement-System kann mit diesen und weiteren Funktionen viele Nutzerfehler ausgleichen, auch wenn sie schon passiert sind.

Digitalisierung als Chance      Gründe, DMS, Dokumentenmanagement, Mitarbeiter, Dokumente, Dateien, Emails, Archiv, Datenchaos, Akten, Ordner, Rechte, Richtlinien, Digitalisierung

Informationen sind im digitalen Zeitalter das wertvollste Gut. Doch nutzen können Sie diesen Wert nur, wenn Sie diese Informationen auch managen. Mit einem DMS setzen Sie an diesem Kern der Digitalisierung an. Sie verschaffen sich damit einen Überblick über die Datenlage, richten Automatismen ein, die Ihre Effizienz steigern und Fehler vermeiden und haben die Gewissheit, dass Sie alle gesetzlichen Normen einhalten. Digitalisierung bedeutet mehr als nur ein DMS einzuführen. Aber einen elementaren Schritt haben Sie damit bereits getan.

 

Die wichtigsten Vorteile eines DMS auf einem Blick:

Mehr Zeit: Alle Dokumente sind ganz schnell in einem zentralen Archiv zu finden.

Weniger Kosten: Die Kosten für Archivräume und Büromaterial können durch ein DMS erheblich reduziert werden.

Mehr Platz: Ein DMS-System macht aus Ihren Aktenordnern und unzähligen Papierstapeln übersichtliche elektronische Dokumente.

Überall einsatzfähig: Sie können von überall auf Ihre Dokumente zugreifen. Öffnen und bearbeiten Sie Dokumente von beliebigen Standorten – auch von unterwegs.

Datensicherheit und Datenschutz: Sie verwalten Ihre Dokumente sicher, da alle Daten unter höchsten Sicherheitsstandards übertragen werden. Ihre Dokumente sind geschützt, weil sie unveränderbar und fälschungssicher archiviert werden.

Zufriedene Mitarbeiter: Durch die übersichtliche Struktur eines DMS-Systems optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse und sorgen so für Entlastung und mehr Motivation für Ihre Mitarbeiter.

 


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Alexander Rubinstein

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