Virtuelle Telefonanlage

Eine Telefonanlage, die nur noch als Software auf einem Server bei einem Telefon-Provider liegt, ohne Hardware, ohne Telefonbuchsen – kein Zukunftsrauschen sondern bereits Wirklichkeit. Virtuelle Telefonanlagen sind im Kommen.

Wie auch beim „klassischen“ Software on Demand oder Application Service Providing stellt bei der virtuellen Telefonanlage ein Provider die Telefonie-Infrastruktur auf eigenen Servern zur Verfügung. Wartung, Pflege etc. obliegen dem Provider, der Kunde nutzt seine Telefonanlage quasi auf Mietbasis.

Voice over IP (VoIP) macht’s möglich

Im Unterschied zur klassischen Telefonanlage erfolgt der Verbindungsaufbau zu einem Teilnehmer über dessen IP-Adresse. Die Sprach- und Steuerinformationen eines Gesprächs werden über ein Netzwerk an die Empfänger-IP übertragen. Dabei werden die akustischen Signale in elektronische umgewandelt, digitalisiert und in vielen kleinen Paketen über das Internet gesendet. Diese Pakete werden beim Empfänger dekodiert und wieder in akustische Signale umgewandelt. Der Empfänger kann diese Signale mit diversen Endgeräten empfangen: Mit einem Softphone (einer Software, mit der man über den PC telefonieren kann), einem IP-Telefon oder mit einem herkömmlichen Telefon, das mit einem Telefon-Adapter an das LAN angeschlossen wird.

Die Verbindung zu herkömmlichen Telefonnetzen stellen Vermittlungsrechner, sog. Gateways her, die zwischengeschaltet werden müssen.

Pros und Contras

Wann sich der Einsatz einer virtuellen Telefonanlage empfiehlt, hängt von den Anforderungen eines Unternehmens ab. Viele Vorteile sind gerade für junge und mobile Unternehmen interessant. Doch es gibt auch Nachteile, die wiederum für andere Firmen entscheidest sein können.

Zu den Vorteilen zählen

Service ohne Installation, Wartung und Pflege: Sie nutzen Ihre virtuelle Telefonanlage ohne irgendeine Art von Installation. Ihr Provider kümmert sich um das gesamte „Drumherum“, wie Pflege, Wartung, Aktualisierung, Sicherheitsvorkehrungen etc.
Standortunabhängigkeit: Die Erreichbarkeit über eine IP-Adresse ist geographisch nicht an einen festen Standort gekoppelt. Der Empfänger ist überall, zum Beispiel am Flughafen mit seinem Laptop über seine Durchwahl erreichbar.
Flexibilität: Virtuelle Telefonanlagen sind beliebig skalierbar. Ein neuer Mitarbeiter, der ein Telefon benötigt, ein ausscheidender Kollege – alles kein Problem. Schnell und einfach kann die Teilnehmerliste aktualisiert werden. Genauso einfach können Gespräche auf bestimmte Geräte übertragen werden, z.B. am Wochenende, wenn eingehende Gespräche auf ein Notfall-Handy gestellt werden sollen.

Nachteile sind u.a.:

Abhängigkeit von der Qualität des Unternehmens-Netzwerkes: Das Netzwerk muss gewisse Anforderungen erfüllen, sonst leidet die Qualität der Gespräche oder sogar die Verfügbarkeit des Dienstes. Deshalb ist ein vorangehendes Audit zu empfehlen, das die Beschaffenheit des Netzwerkes analysiert. (Bandbreite, QoS)
Verfügbarkeit. Die Verfügbarkeit von DSL-Leitungen ist normalerweise geringer, als die von ISDN-Leitungen.
Signalfunktionen. Klassische Signalfunktionen, wie beispielsweise Türöffner oder Signalschlösser, die über klassische Hardware-Telefonanlagen mitgesteuert werden können, sind bei virtuellen Telefonanlagen bisher nicht so einfach möglich.
Sicherheit. Wie bei allen Datentransporten via Internet müssen auch bei der Übertragung von Telefondaten grundlegende Sicherheitsaspekte berücksichtigt werden. Auch hier sind Spam-Anrufe, sog. SPI (Spam over Internet Telephony) möglich. Eine weitere Gefahr ist das sog. Vishing, das Pendant zum e-Mail-Phising. Beim Vishing wird versucht, arglose Bankkunden auf gefälschte Hotlines weiterzuleiten, wo sie dann Ihre Passwörter etc. verraten sollen.

Virtuelle Telefonanlage – ja oder nein?

Die Entscheidung, eine virtuelle Telefonanlage in Betrieb zu nehmen will wohl überlegt sein. Unternehmensziele, Anforderungen an Flexibilität und Standortunabhängigkeit müssen genauso berücksichtigt werden, wie die Qualität des Netzes und die Anforderungen an Verfügbarkeit oder Sicherheit. Auch die Auswahl des passenden Providers ist entscheidend für den erfolgreichen Einsatz von Internet-Telefonie.

Sie haben Fragen zum Thema VoIP oder zur virtuellen Telefonanlage? Sprechen Sie uns an – wir sind gerne für Sie da!