Private E-Mails, Protokollierung von Nutzungsdaten

Ist in Ihrem Unternehmen die private Nutzung des E-Mail-Dienstes am Arbeitsplatz erlaubt oder zumindest stillschweigend geduldet? Und wird beim Versenden von E-Mails automatisch protokolliert, welcher Mailabsender zu welchem Zeitpunkt an wen etwas geschickt hat? Falls die Antwort auf beide Fragen positiv ist, dann wird's spannend, denn für die privaten E-Mails sind neben dem Fernmeldegeheimnis auch die Vorschriften des Teledienste-Datenschutzgesetzes (TDDSG) zu beachten.

Die aktuelle Gesetzeslage

Im Falle der Erlaubnis oder Duldung der privaten Nutzung des E-Mail-Dienstes am Arbeitsplatz ist Ihr Unternehmen rechtlich gesehen Anbieter eines Telekommunikationsdienstes im Sinne des Telekommunikationsgesetzes (TKG) und eines Teledienstes im Sinne des Teledienstegesetzes (TDG). Wie schon erwähnt, kommen damit neben dem Fernmeldegeheimnis auch die Vorschriften des Teledienste-Datenschutzgesetzes (TDDSG) zur Anwendung: Nach §6 TDDSG dürfen personenbezogene Daten des Nutzers nur dann gespeichert werden, wenn dieses zur Durchführung der Abrechnung notwendig ist.

Der Kern des Problems

Eigentlich hätte in der Einleitung eine dritte Frage stehen können, nämlich ob die privaten E-Mails dem Anwender gesondert in Rechnung gestellt werden. Da dieses zumindest zum heutigen Zeitpunkt sehr hypothetisch ist, gehen wir im folgenden davon aus, dass die private Nutzung des E-Mail-Dienstes am Arbeitsplatz nicht gesondert abgerechnet wird. Praktisch immer erfolgt aber eine Aufzeichnung der so genannten E-Mail-"Nutzungsdaten" wie z.B. Uhrzeit und Mailadressen der Kommunikationspartner in entsprechenden Protokolldateien ("SMTP-Logfile"). Und genau hier kommt es zum Konflikt: Die Nutzungsdaten dürfen nur zu abrechnungstechnischen Zwecken gespeichert werden, aber die dafür notwendige Abrechnung der privaten E-Mails findet in der Praxis mangels verfügbarer technischer Möglichkeiten nicht statt.

Ein möglicher Ausweg

Die einfachste Lösung für das Problem wäre, die private E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz zu untersagen. Da dieses aber häufig nach Jahren der Erlaubnis bzw. Duldung eine recht unpopuläre Massnahme darstellt, möchte wir Ihnen noch eine weitere Alternative aufzeigen: Die betroffenen Anwender unterzeichnen eine so genannte Einwilligungserklärung, in der sie sich mit der Protokollierung der E-Mail-Nutzungsdaten einverstanden erklären.

Übrigens: Die Deutsche Telekom AG hat derzeit mit einem ähnlichen Problem zu kämpfen, dort geht es um die Protokollierung von Internet-Nutzungsdaten (IP-Adressen, Verbindungszeiten) von T-DSL Kunden, die unabhängig von Online-Zeiten und übertragener Datenmenge eine monatliche Pauschale ("Flat-Rate") an die Telekom entrichten. Da pauschal abgerechnet wird, dürften ohne ausdrückliches Einverständnis des betroffenen Kunden keine Nutzungsdaten protokolliert werden...