Gemeinsame Ablage für 14 Standorte – Application Services machen’s möglich

Zugriffsmöglichkeiten auf eine gemeinsame Dateiablage von unterschiedlichen Standorten und Abgabe der Datensicherung an Profis – die Vorstellungen des Beratungs- und Trainingsunternehmens Sokrateam waren klar umrissen.

Mitarbeiter an 14 Standorten arbeiten ausschließlich mit ihren Laptops, um räumlich und zeitlich möglichst flexibel zu sein. Dadurch hakte jedoch die gemeinsame Nutzung von Dateien. Zur Optimierung entschied sich Sokrateam für Application Services von SYMPLASSON: Eine gemeinsame Dateiablage gewährt jedem Mitarbeiter Zugriff auf die aktuelle Version einer Datei. Zudem übernimmt der Hamburger Dienstleister die professionelle Datensicherung für Sokrateam.

„SYMPLASSON überzeugte mich durch die Kundenorientierung“,  erklärt Thomas Robrecht von Sokrateam seine Wahl. „Ich erlebte bei SYMPLASSON, was wir in unseren Trainings vermitteln: Mir wurde mit dem Bestreben, mein Anliegen verstehen zu wollen, zugehört. Ich erhielt das Angebot, das ich wollte. Und das in einer Sprache, die ich als Nicht-EDV-Experte auch verstehen konnte.“

Sicherer Zugriff von überall

„Früher mussten wir Dateien untereinander per eMail versenden, bearbeiten und weiterversenden“, schildert Thomas Robrecht die Ausgangslage. Jetzt kann jeder Sokrateam-Mitarbeiter per WebDAV über https verschlüsselt und damit sicher auf die gemeinsame Dateiablage bei SYMPLASSON zugreifen.

„Web DAV ist ein definierter Standard, der bei verschiedensten Betriebssystemen und Clients verwendet werden kann. Auf HTTPS basierend ist es von den meisten Firewalls erlaubt oder kann auch durch Proxys verwendet werden. So ist gewährleistet, dass man auch im Hotel oder am Netzwerkzugang eines Kunden auf seine Ablage zugreifen kann“, erklärt Dietmar Lang, Projektberater bei SYMPLASSON.

Die zentrale Ablage kann auch vor Datenklau schützen, falls eines der Laptops verloren geht oder vergessen wird: Der Zugriff auf die Datenablage kann von SYMPLASSON jederzeit gesperrt oder mit neuem Kennwort versehen werden, so dass er vom abhanden gekommenen Laptop nicht unbefugt genutzt werden kann. Auch ein plötzlicher Hardware-Ausfall würde ohne weitreichende Folgen für den Datenbestand bleiben.

Thomas Robrecht ist zufrieden: Der Zugriff auf die aktuellen Daten ist jetzt einfacher. Sokrateam ist dadurch zum Beispiel auch auskunftsfähiger geworden. Das Arbeiten hat sich seiner Ansicht nach kaum verändert, allerdings räumt er ein, dass das Öffnen und Speichern von Dateien mehr Geduld erfordere, als wenn er auf die eigene Festplatte zugreife, was gerade unter Zeitdruck lästig sein könne.

Kopf frei fürs Kerngeschäft

Sokrateam entschied sich zudem, den Hamburgern die komplette Datensicherung anzuvertrauen. „So können wir uns auf das konzentrieren, was wir können und womit wir unser Geld verdienen“, so Thomas Robrecht. Die Datensicherung erfolgt zum einen durch eine Kopie auf einem separaten System, so dass eine Rücksicherung einzelner Dateien oder des gesamten Bestandes jederzeit von Festplatte zu Festplatte erfolgen kann. In einem zweiten Schritt kopiert SYMPLASSON den Datenbestand auf Bänder, die außerhalb des Rechenzentrums gelagert werden.

Individuelle Betreuung statt Kundennummer

Natürlich gab es zu Beginn Bedenken bei Sokrateam, Teile der IT-Infrastruktur außer Haus zu geben. „Jedoch entwickelte sich sehr schnell auch ein Vertrauen in die Menschen bei SYPLASSON. Für mich war das Überzeugende das eigene Gefühl, mich auf die Fachkompetenz verlassen zu können und bei SYMPLASSON eine Dienstleistungskultur anzutreffen, die unserer eigenen Kultur entspricht“, so Thomas Robrecht. Dem konnten auch einige Verärgerungen über Verzögerungen in der Bearbeitung keinen Abbruch tun; die Hamburger sorgten laut Sokrateam stets schnell für Abhilfe.

Inzwischen lässt Sokrateam auch seine POP3- und Exchange-Postfächer bei SYMPLASSON hosten. „Wer einen Anbieter für die Umsetzung individueller Anliegen sucht und mehr erwartet, als nur eine 'Kundennummer' zu sein, der ist bei SYMPLASSON gut aufgehoben“, so das Fazit von Thomas Robrecht.