AboNet: Abo-Prozesslösung für den Pressevertrieb

„Können marktübliche Abo-Verwaltungsprogramme durch Schnittstellen um ein Web-Frontend erweitert werden oder tragen wir Kundenanforderungen und Ideen zu eigenen Abläufen zusammen und schaffen eine komplett neue, innovative Lösung?" – Dies war die Fragestellung, die sich die Hamburger Medien Special Vertrieb GmbH + Co. KG im April 1998 stellte.

Schnell wurde der erste Ansatz verworfen und mit SYMPLASSON ein mittelständisches Hamburger Unternehmen für die Entwicklung einer Individualsoftware begeistert. AboNet war geboren. Seit dem Jahresbeginn 1999 im Einsatz entwickelt sich AboNet stetig weiter und sichert MSV einen nennenswerten Wettbewerbsvorteil im Markt der Medienbeschaffung für Unternehmen.

Individual-Software mit zwei Komponenten

"Pressebeschaffung über das Internet - erstmals für Unternehmen, einfach bedienbar und flexibel, mit der Integration eines elektronischen Bestellfreigabesystems waren unter anderem notwendig", erklärt Christian Pauk, Geschäftsleiter der MSV. Zudem sollte eine dezentral einsetzbare Lösung zur Verwaltung von Abonnements gefunden werden, die auch die innerbetrieblichen Abläufe kosteneffizeit darstellt.

Das Ergebnis: Eine Software, die zum einen Geschäftsprozesse eines Pressevertriebs abdeckt, wie Wareneingangsbearbeitung und –kontrolle, Kommissionierung und Auslieferung, Fakturierung und  Stammdatenverwaltung. Auf der anderen Seite bietet AboNet via Web-Frontend eine komfortable Oberfläche zur kundenseitigen Pflege von Abo-Aufträgen, Personen- und Adressdaten, Kostenstellen etc.. Das bedeutet für den Kunden vollständige Transparenz hinsichtlich seines Abo-Bestandes.

AboNet besteht entsprechend aus zwei Komponenten: Einer 32-bit Windows-Software für die internen Geschäftsprozesse und einem Browser basierten Web-Frontend für den Kunden. Beide Komponenten benutzen eine Datenbank. Praktisch alle Daten verfügen über eine jederzeit einsehbare Änderungshistorie. An vielen Stellen sind zusätzlich auch Terminierungen in die Zukunft möglich, z.B. für Preis-, Bezugs- oder Adressänderungen.

„Mit AboNetPlus haben wir eine Lösungs-Meta-Ebene geschaffen, mit der wir jede individuelle Anforderung umsetzen können“, erklärt Dirk Landsberger, projektverantwortlicher Entwickler bei SYMPLASSON. Seit der Implementierung im Jahre 1998 entwickelt sein Team die Software kontinuierlich weiter. So wird MSV den sich stetig ändernden Marktanforderungen auch langfristig gerecht.

Entwicklung im Dialog

Die Entwicklung von AboNet erfolgte in enger Zusammenarbeit beider Unternehmen. Christian Pauk erinnert sich: „Am Beginn ergab sich das Pflichtenheft aus unseren Erfahrungen in der Pressebranche, dem intensiven Studium üblicher, aber veralteter Branchenlösungen und den seitenlangen Notizen aus Kundengesprächen über das, was erwartet würde" Im Projektverlauf wurde es dann iterativ erweitert, die einzelnen Module im Dialog entwickelt.

Dieses Vorgehen hat sich bewährt, es "ist sinnvoller als ein Jahr lang ein Pflichtenheft zu definieren, das mit Beginn der Programmierung schon wieder veraltet ist“, meint Christian Pauk.

Lobende Worte findet Christian Pauk für die Zusammenarbeit mit SYMPLASSON. „Wir haben ein super Team zu unserer Verfügung, das uns in jeder Hinsicht optimal unterstützt. Über die Jahre kennen sich die Kollegen auch in unserem Business sehr gut aus. Eigene Anforderungen zu Programmverbesserungen ergänzt Symplasson dank des erworbenen KnowHows um eigene Ideen."

Dezentrale Nutzung  - zentrale Administration durch Application Services

Aufgrund der dezentralen Struktur der MSV wird AboNet auf Terminalservern betrieben. Der Zugriff auf die Terminalserver erfolgt über ein Virtual Private Network, eine sichere Internetverbindung. Das ermöglicht eine zentrale Administration dieser regional verteilt genutzten, aber doch geschäftskritischen Unternehmenssoftware. SYMPLASSON übernimmt zudem als Application Service Provider den Betrieb der für das AboNetPlus-System benötigten Datenbanken und Webserver. Alle Systeme werden laufend überwacht.

Fazit: Erfolgreich dank AboNet

Christian Pauk ist mehr als zufrieden. Alle Arbeitsbereiche der MSV profitieren von AboNet. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

  • Vereinfachung des Bestellwesens
  • Senkung des Einkaufsbudgets
  • Senkung der EDV-Kosten
  • Reduzierung des Arbeitsaufkommen: Der Kunde übernimmt Aufgaben der Sachbearbeiter
  • Routinetätigkeiten werden per Automatismus direkt erledigt
  • Verbesserung der Auftragsabwicklung durch Standardisierung der Vorgänge
  • Höhere Datenqualität durch einheitliche Datenpflege
  • Zugriff auf das System jederzeit und von jedem Ort