Büroabläufe

Sie können Büroabläufe erheblich optimieren, wenn Sie Office-Anwendungen gezielt und vor allem kombiniert einsetzen und an Ihre individuelle Bedürfnisse anpassen.

Mail-Workflow anpassen

Passen Sie Ihr vorhandenes Mailsystem und dessen Funktionalitäten gezielt an: Papierunterstützte Vorgänge, z.B. ein Dokument mit einem Verteiler, können Sie zum Beispiel in Mailformulare mit automatischer Archivierung umsetzen oder eine Reklamationsbearbeitung in öffentlichen Ordnern als „Diskussion“ bearbeiten und archivieren. Wir helfen Ihnen gerne beim Design Ihrer Mailformulare und Ablagestrukturen.

Vorlagen- oder Template-Konzepte

Formbriefe und Formulare verursachen unnötige Kosten. Setzen Sie sie gleich in Vorlagen für Office-Anwendungen um. Makros können den Funktionsumfang Ihrer Vorlagen erweitern und Vorgänge stärker unterstützen oder sogar vollständig automatisieren.Wir designen professionelle Vorlagen, die die Corporate Identity (CI) Ihrer Firma in Dokumenten einhalten.

Office-Anwendungen optimal und integrativ einsetzen

Der optimale und integrierte Einsatz von Office-Programmen bringt deutlich mehr Effizienz in Arbeitsabläufe. Das spart Zeit, Nerven und Kosten. Beispiel Rechnungsstellung: Statt alle Arbeitsschritte mit MS Word durchzuführen, empfiehlt es sich, Adressdaten in MS Access zu verwalten, Rechnungsdaten in MS Excel zu ermitteln und Rechnungen in MS Word auszugeben.

Papier- und Druckkosten optimieren

Der externe Druck von Formularen und Formbriefen verursacht schnell überflüssige Kosten, z.B. wenn eine kleine Änderung berücksichtigt werden muss und den alten Bestand in Altpapier verwandelt. Der gezielte Einsatz von Vorlagen und Mehrschachtdruckern minimiert diesen Aufwand.

Lange Dokumente effizient erstellen und pflegen

Mit umfangreichen Dokumenten wie Berichten und Protokollen zu arbeiten, erfordert vom Anwender nicht nur, die Funktionalitäten einer Anwendung zu beherrschen, sondern sich auch in ihrem Zusammenhang hochgradig auszukennen. Ein Beispiel: Ändert sich eine Stelle des Dokuments, stimmen auf einmal Inhaltsverzeichnis und Seitenumbrüche nicht mehr. Gerne unterstützen wir Sie in diesen Fragen durch Vorlagenerstellung oder gezieltes Coaching.

Workflow IT-seitig unterstützen

Optimieren Sie das Zusammenspiel innerhalb eines Teams: Z.B. indem Sie Projekte über Groupware-Server und ExchangeServer online koordinieren und kommunizieren. Teamkalender, verschiedene Ansichten und vorgangsbezogene Formulare mit festgelegtem oder Adhoc-Routing unterstützen das Team dabei optimal.

Dokumentenablage, Verzeichnisstrukturierung

Ohne geordnete Ablagestrukturen und intelligentes Ablagemanagement ist die zunehmende Informationsflut heute nicht mehr zu bewältigen. In vielen Unternehmen wächst diese Ablagestruktur historisch und ohne Konzeptionen.
Die Folgen dieses „Wildwuchses“ sind lange Suchzeiten, mehrere Dokumentversionen und oftmals auch verlorene Dateien. Gemeinsam mit Ihnen verbessern wir Ihre Ablagestrukturen und entwickeln zukunftsorientierte Konzepte, die auch in vielen Jahren noch Bestand haben und Ihre tägliche Arbeit effizienter gestalten werden.

Wenn Sie Interesse an einer Optimierung Ihrer Büroabläufe haben, sprechen Sie uns an, wir sind gerne für Sie da!